Главная Главное

Главное

От Nayada Jdanova
• 35 статьи

Как создать организацию?

Начать нужно с перехода на уровень «Администрирования». Это связано с тем, что организация создаётся на уровне «Администрирования». Шаги для создания организации 1. В «Главное» выберите раздел «Организации». 2. Заполните поля. 1. Заполнение данных о организации В появившемся окне перед вами будут следующие поля для ввода: Название организации. Укажите официальное наименование вашей организации. Базовая валюта. Выберите валюту, в которой будут проводиться все финансовые операции в системе. (Важно! После сохранения изменение базовой валюты невозможно.) Часовой пояс. Укажите часовой пояс для точной фиксации времени на рабочих местах сотрудников и отслеживания изменений в документации. Статус. Укажите, активна или неактивна ваша организация в системе. Порядковый номер. Номер для упорядочивания организаций в случае их наличия нескольких в списке. Юридическое лицо. Укажите, какое юридическое лицо владеет организацией. Для этого можно перейти на форму создания юридического лица прямо из формы создания организации. Альтернативное название. Если организация имеет другое название, укажите его. Налог на добавленную стоимость (НДС). Включите тумблер, если ваша организация является плательщиком НДС, и укажите соответствующую ставку. Акцизный налог. Включите тумблер, если ваша организация является плательщиком акцизного налога, и укажите ставку налога. 1. Выбор базовой валюты После указания базовой валюты, важно понимать, что она определяет валюту, в которой будут фиксироваться все бухгалтерские отчёты вашей организации. Эта валюта используется для всех финансовых операций, и изменения после сохранения невозможны. 2. Наполнение справочников «Юридические и Физические лица» Для завершения создания организации, вам необходимо добавить информацию о юридических и физических лицах в соответствующие справочники. Юридические лица: Перейдите в раздел «Справочники» → «Основное» → «Юридические лица» и нажмите кнопку «Создать». В открывшемся окне: Необходимо добавить тип сохранения – Юр. лицо. Кем он является Клиентом или Поставщиком. Если указать ИНН, там будет поиск и актуальный ИНН будет идти автозаполнением. 1.               Укажите полное название юридического лица. 2.               Укажите альтернативное название, если оно имеется. 3.               Укажите статус юридического лица (Активный/Неактивный). 4.               Введите ИНН и ОКЭД. Можно по ИНН заполнять реквизиты нажав кнопку поиск. 5.               Укажите владельца (если это дочерняя компания). Обратите внимание, если владелец фин. ответственный, то все проводки будут записаны на фин. ответственного. 6.               Укажите руководителя из списка физических лиц. 7.               Добавьте дополнительные данные, такие как расчётный счёт, ориентир, GPS-координаты и код-плательщика. ·        Также в нижней части окна вы можете указать характеристики: расчётный счёт, добавить файлы релевантные юридического лица, оставить примечание. Физические лица: В разделе «Справочники» → «Основное» → «Физические лица» добавьте информацию о руководителе и других сотрудниках. Добавьте тип сохранения – Физ. лицо. Кем он является Клиентом или Поставщиком. Если указать ИНН, там есть поиск и актуальный ИНН будет идти автозаполнением. Сохранение данных После того, как все данные внесены, нажмите кнопку «Сохранить», чтобы завершить процесс создания организации. Советы при создании организации: - Базовая валюта: при создании организации внимательно выбирайте базовую валюту, так как изменение её после сохранения будет невозможно. Убедитесь, что все финансовые операции будут вестись в этой валюте. - Юридическое лицо и руководитель: важно правильно указать юридическое лицо и физическое лицо, являющееся руководителем, чтобы избежать ошибок в дальнейшем. Часто задаваемые вопросы В: можно ли изменить базовую валюту после создания организации? О: нет, базовую валюту можно выбрать только на этапе создания и изменить после сохранения нельзя. В: нужно ли создавать юридическое лицо при создании организации? О: да, необходимо указать юридическое лицо, которому принадлежит организация. Вы можете создать новое юридическое лицо прямо из формы создания организации. Полезные советы (FAQ): - Рекомендуем: проверить правильность введенных данных перед сохранением, чтобы избежать ошибок и не тратить время на их исправление в будущем. - Совет: если организация является дочерней, обязательно укажите её владельца и руководителя для правильной настройки отчётности. Совет от Smartup: разработайте план, как ваша организация будет работать в системе на долгосрочной основе, перед тем как приступать к созданию. Это поможет избежать ошибок в выборе базовой валюты, часового пояса и других параметров, которые могут повлиять на финансовые отчёты и взаимодействие с другими системами. Важно заранее определить все ключевые элементы, чтобы сэкономить время и избежать необходимости повторного создания организации.

Обновлено May 28, 2025

Как добавить в систему нового пользователя?

Для добавления нового пользователя в систему необходимо заполнить обязательные поля и указать параметры, исходя из роли пользователя в организации. Шаги по созданию пользователя 1. Перейдите в раздел «Пользователи» Нажмите на кнопку «Главное» в меню и выберите форму «Пользователи», где отображается список всех пользователей организации. 2. Создание нового пользователя Нажмите на кнопку «Создать» для начала процесса добавления нового пользователя. Заполнение информации о пользователе 1. Ф.И.О. После выбора физического лица из справочника, поле Ф.И.О. заполняется автоматически. 2. Физическое лицо Выберите сотрудника из справочника физических лиц, который будет привязан к пользовательской учётной записи. Если Ф.И.О. отсутствует в списке, то можно создать новое физ. лицо нажав на кнопку добавить. 3. Логин и Пароль Установите уникальные логин и пароль для входа в систему. Пароль может быть не уникальным. Уникален только логин. 4. Штат Укажите штат, к которому будет прикреплен пользователь. Это поможет настроить то, какие данные в организации будут доступны его членам. В случае, если штат отсутствует в списке, то можно создать новый штат нажав кнопку «Добавить». 5. Код Код — прописывается со стороны пользователя и не генерируется автоматически. 6. Часовой пояс Укажите часовой пояс, если он отличается от часового пояса организации. 7. Email Укажите электронную почту пользователя. Этот адрес необходим для получения уведомлений и восстановления пароля. 8. Статус Установите статус пользователя как «Активный» или «Неактивный», в зависимости от его текущего статуса в системе. 9. Пол Укажите пол пользователя, выбрав «Мужской» или «Женский». 10. Логин и Пароль для системы e-factura Укажите данные для авторизации пользователя в системе «e-factura», если необходимо. 11. Фото пользователя При необходимости, загрузите изображение пользователя. Нажмите кнопку «Сохранить» для завершения создания учётной записи. Обратите внимание: - Вы можете изменить данные физического лица, такие как имя, фамилия и другие сведения, однако заменить физическое лицо на другое невозможно. Вы можете только переименовать существующего сотрудника. Дополнительные настройки и возможности Нажмите на Пользователя и на кнопку «Просмотреть», которая появится чуть ниже. Здесь можно настроить дополнительные функции и параметры: - Формы: прикрепление и открепление доступов к различным формам системы. - Организации: прикрепление или открепление пользователя от организаций. - Токены: управление токенами доступа, предоставленными пользователю. - Устройства: управление мобильными устройствами, связанными с учётной записью пользователя. Помните, что у пользователя может быть только одно привязанное устройство. - История изменений и системные ошибки: просмотр логов изменений и ошибок, связанных с учётной записью пользователя. Примечание: Пользователь — это учётная запись, предназначенная для авторизации сотрудников компании в системе. Часто задаваемые вопросы (FAQ): В: что делать, если мне нужно отредактировать логин или пароль пользователя? О: для изменения логина или пароля пользователя, откройте его учётную запись и внесите нужные изменения в соответствующие поля. В: как контролировать изменения и ошибки в учётной записи пользователя? О: для контроля изменений и системных ошибок в учётной записи пользователя, откройте раздел истории изменений и ошибок, где отображаются все события, связанные с учётной записью. Полезный совет: - Совет: обратите внимание на логин и пароль при их установке, так как они используются для авторизации в системе. Данные физического лица можно изменять, но нельзя заменить одного сотрудника на другого — можно только переименовать существующего. Для более детального понимания добавления в систему нового пользователя, посмотрите видеоинструкцию расположенную по ссылке ниже: Как добавить нового пользователя в систему? Совет от Smartup: после создания пользователя в системе и выполнения им каких-либо действий, таких как продажи и другие операции, не рекомендуется менять его на другого. В случае смены пользователя вся история его действий будет утрачена, и в дальнейшем отслеживание этих данных станет невозможным. Оптимальным решением является создание нового пользователя и привязка его к штату старого пользователя, для сохранения всей истории и возможности её дальнейшего анализа. Это позволит сохранить целостность данных и избежать потери информации.

Обновлено May 28, 2025

Как добавить набор ТМЦ в систему?

Как добавить набор ТМЦ в систему? Для добавления набора ТМЦ в систему необходимо выполнить несколько простых шагов. Этот процесс позволит вам создать набор и прикрепить к нему товары, которые будут использоваться в вашей организации. Шаги по созданию набора ТМЦ 1. Перейдите в раздел «Справочники – ТМЦ» В главном меню выберите раздел «Справочники» и откройте подраздел «ТМЦ». В открывшейся форме нажмите на кнопку «Наборы ТМЦ». 2. Создание нового набора Нажмите на кнопку «Создать», чтобы начать процесс создания набора ТМЦ. Заполнение информации о наборе ТМЦ - Код: укажите уникальный код для набора ТМЦ. Этот код будет использоваться как ключ для поиска набора в системе, а также для интеграции с внешними системами. - Название: введите название набора. Это обязательное поле, которое поможет вам идентифицировать набор в системе. - Рабочие зоны: укажите рабочие зоны, которые будут закреплены за этим набором. Эти зоны можно указать только на уровне организации. - Статус: выберите статус набора. Если статус установлен как «Неактивный», набор не будет функционировать в системе. 3. Сохранение набора Когда все поля заполнены, нажмите кнопку «Сохранить», чтобы завершить создание набора. 4. Прикрепление ТМЦ к набору После создания набора, в разделе «Доступные» появится список ТМЦ, которые можно прикрепить к созданному набору. Важное примечание: Создавать набор ТМЦ можно и на уровне «Администрирования», и на уровне «Филиала». Часто задаваемые вопросы (FAQ): В: что такое код набора ТМЦ и зачем он нужен? О: код набора ТМЦ — это уникальный идентификатор набора, который используется для поиска набора в системе и интеграции с внешними системами. В: Какое название нужно указать для набора ТМЦ? О: в поле «Название» необходимо указать название набора, которое будет использоваться для его идентификации в системе. Полезный совет: - Совет: перед созданием набора ТМЦ убедитесь, что все товары, которые вы планируете добавить в набор, уже зарегистрированы в системе. Это позволит избежать ошибок при прикреплении ТМЦ к набору и ускорит процесс настройки. Совет от Smartup: если у вас несколько организаций, и каждая из них должна продавать различные ТМЦ, то будет лучше создать несколько наборов ТМЦ, соответствующих каждой организации, и прикрепить к ним продукцию, которая будет относиться именно к этой организации. Это поможет избежать путаницы, обеспечит точность учёта и облегчит процесс продажи каждого товара в рамках конкретной организации.

Обновлено May 28, 2025

Как импортировать справочник ТМЦ?

Импорт справочника ТМЦ позволяет быстро внести все необходимые товары в систему. После импорта вы сможете сгруппировать их в наборы ТМЦ и распределить по рабочим зонам вашей организации. Шаги по импорту ТМЦ 1. Перейдите в раздел «Справочники» – «ТМЦ» На уровне Администрирования откройте раздел «Справочники» и выберите форму «ТМЦ». 2. Выберите опцию «Импорт» – нажмите на стрелку рядом с кнопкой «Создать» и выберите опцию «Импорт». 3. Заполнение и скачивание шаблона – в открывшемся окне вы можете скачать шаблон для заполнения. Используйте этот шаблон, чтобы внести данные о ваших ТМЦ. 4. Настройка импорта – если у вас уже есть готовый файл с данными, перейдите в настройки импорта и укажите номера столбцов, соответствующие необходимой информации. Например: Если название товара находится в первом столбце, в поле «Название» укажите «1». Обратите внимание, что обязательные поля будут помечены звездочкой (*). 5. Укажите типы ТМЦ – в вашем файле укажите тип ТМЦ, отметив в отдельных столбцах «Y» или «N» для каждого типа ТМЦ, например: - Товар - Продукция - Сырьё - Рекламное оборудование - Запасные части Примечание: «Y» означает «Да», а «N» — «Нет». 1. Настройка начальной строки – если ваша первая строка содержит заголовки столбцов, введите «2» в поле «Начальная строка». Это нужно для правильного импорта данных. 2. Сохраните настройки – обязательно сохраните все настройки перед загрузкой файла. 3. Загрузите файл – после настройки выберите файл для загрузки и нажмите «Загрузить». Система проверит файл на наличие ошибок. 4. Проверка и сохранение данных – после загрузки вы сможете перепроверить данные, и если все правильно, нажмите «Сохранить». Примечание: Поле «ИД» служит для идентификации ТМЦ в системе. Если вы оставите это поле пустым, система автоматически добавит новый ТМЦ и присвоит ему уникальный идентификатор. Если вы введете значение в поле «ИД», система будет искать ТМЦ с этим идентификатором и отредактирует его данные. Наборы ТМЦ Набор ТМЦ — это перечень видов продукции, сгруппированных по определённым признакам. Чтобы разделить ассортимент на продуктовые корзины, создайте Набор ТМЦ для каждой организации. Это поможет вам отслеживать продажи и аналитику отдельно для разных наборов. ТМЦ должны быть разделены по видам на отдельные портфели, что обеспечит отдельный доступ для работников разных организаций. Работники одной организации не могут видеть данные другого набора ТМЦ. Резюмируем: - Заносите ТМЦ через Импорт в разделе «Справочники». - Создайте Наборы ТМЦ для организации (ссылка на статью создания ТМЦ). - Прикрепите ТМЦ к созданным наборам, используя раздел «Доступные» и фильтры для удобства. Примечание: Справочники заполняются как на уровне Администрирования, так и на уровне самих Организаций, где затем закрепляются. Часто задаваемые вопросы (FAQ) В: что нужно сделать перед загрузкой файла для импорта ТМЦ? О: перед загрузкой файла необходимо скачать шаблон для заполнения, настроить импорт, указать номера столбцов для каждого типа информации и сохранить настройки. В: что такое обязательные поля при импорте ТМЦ? О: обязательные поля помечены звездочкой (*) и их необходимо заполнить в файле для корректного импорта. Полезный совет: Для эффективного заполнения базы ТМЦ используйте функцию импорта. Это значительно ускорит процесс, особенно если у вас уже есть готовый файл с данными. Убедитесь, что все столбцы в файле настроены корректно и обязательные поля заполнены, чтобы избежать ошибок и ускорить работу с системой. Совет от Smartup: планируйте заранее структуру ваших ТМЦ. Прежде чем приступать к импорту. Определите, какие именно категории товаров будут в вашем ассортименте, чтобы корректно настроить столбцы и типы ТМЦ в шаблоне. Это поможет избежать ошибок при импорте и упростит процесс дальнейшего использования системы. Также стоит проверить корректность всех обязательных полей и данных, чтобы импорт прошёл без ошибок и не пришлось исправлять их вручную.

Обновлено May 28, 2025

Как сформировать базы контрагентов?

Для правильного ведения документооборота и взаимоотношений с контрагентами необходимо сформировать соответствующие базы данных в системе. В этой статье подробно описаны шаги по формированию баз контрагентов. Как сформировать базу клиентов База клиентов 1. Перейдите в раздел «Клиенты» – для создания базы клиентов перейдите в раздел «Справочники» → «Основное» → «Клиенты» и нажмите «Создать». 2. Укажите тип клиента – в форме создания клиента выберите, будет ли это юридическое или физическое лицо. Для добавления клиента из уже созданных юридических лиц выберите его из списка. Если юридическое лицо отсутствует в списке, нажмите кнопку «Добавить» в выпадающем списке и создайте новое юридическое лицо. 3.      Также можно создать через «Юридические лица». ·        Выбор по клиенту/поставщику осуществляется в окне создания/изменения Юр. лица. Примечание: для клиентов можно выбрать их статус (например, активный или неактивный), что важно для учёта и обработки заказов. База поставщиков 1. Перейдите в раздел «Поставщики» – для создания базы поставщиков перейдите в раздел «Склад» → «Поставщики» и нажмите «Создать». 2. Заполнение данных поставщика – заполните необходимые поля, включая полное название поставщика и другие реквизиты (по желанию). Система автоматически добавит юридическое лицо как поставщика. Примечание: Вы также можете создать поставщика через форму «Юридические лица» и сразу назначить его как поставщика. 1. Прикрепление ТМЦ к поставщику – после того как вы создали поставщика, необходимо прикрепить к нему перечень ТМЦ, которые он будет вам поставлять. Для этого: - Перейдите в список поставщиков. - Нажмите на имя поставщика, чтобы открыть его карточку. - Нажмите кнопку «Прикрепить ТМЦ». - В списке «Доступные» выберите нужные ТМЦ и отметьте их галочками. - Нажмите кнопку «Прикрепить + №» для подтверждения. Финальный шаг Перечень ТМЦ отобразится во вкладке «Прикрепленные». Теперь вы можете отслеживать, какие товары поставляются этим поставщиком. Часто задаваемые вопросы (FAQ): В: как добавить контрагента, если его нет в списке? О: В разделе «Клиенты» или «Поставщики» нажмите кнопку «Добавить», чтобы создать новое юридическое лицо. Оно автоматически появится в списке. В: как прикрепить ТМЦ к поставщику? О: Перейдите в карточку поставщика и нажмите кнопку «Прикрепить ТМЦ». Выберите нужные товары и подтвердите прикрепление. Видеоинструкция Для более детального понимания как сформировать базы клиентов, смотрите видеоинструкцию ниже: Как сформировать базы клиентов Совет от Smartup: если вы хотите массово указать юридические лица как контрагентов (клиентов) при импорте, не забудьте включить тумблер «Клиент» с правой стороны в процессе настройки импорта. При создании юридических лиц как поставщиков и клиентов, рекомендуется сразу разделить их по характеристикам, таким как группа, категория и тип. Это поможет структурировать данные и облегчит их дальнейшую фильтрацию и поиск в системе. После загрузки и сохранения шаблона, эти характеристики сразу отобразятся в Smartup, что упростит работу с контрагентами и повысит удобство управления

Обновлено May 28, 2025

Как сделать настройку ролей пользователей?

Настройка ролей пользователей — это важная часть управления доступом в системе. В этой статье мы расскажем, как правильно настроить роли, чтобы пользователи имели доступ только к тем функциям и данным, которые им необходимы. Пошаговая инструкция по настройке ролей Шаг 1: Перейдите в раздел «Роли»: 1. Откройте главное меню. 2. Перейдите в раздел «Пользователи» → «Роли». В открывшемся окне отобразится список всех ролей в системе. В данном списке будут как стандартные роли, созданные системой, так и те, которые вы создали самостоятельно. Шаг 2: Создание или редактирование роли - Для создания новой роли нажмите на кнопку «Создать». - Для редактирования существующей роли выберите роль из списка и кликните на кнопку «Изменить». После этого вам нужно будет ввести название роли и выбрать её функциональные обязанности. Примечание: Функциональные обязанности роли — это те должностные обязательства, которые выполняет роль. В зависимости от обязанностей, для пользователей мобильного приложения будут доступны различные функции. Например, если не включить функциональную обязанность, такую как «Заказ» или «Визит», мобильный пользователь не сможет использовать эти функции в приложении. Система будет фильтровать доступных для выбора пользователей в различных формах на основе функциональных обязанностей их ролей. Для выбора будут доступны только пользователи, чьи роли соответствуют необходимым функциональным обязанностям. Шаг 3: Настройка доступа к интерфейсу После того как функциональные обязанности роли определены, необходимо настроить, с какой частью интерфейса пользователь будет работать. Для этого: 1. В разделе «Роли» нажмите на нужную роль. 2. Кликните на кнопку «Просмотреть». Шаг 4: Настройка доступа к формам и разделам В разделе «Формы» будут доступны другие разделы, которые необходимо настроить: - Формы — это доступ к веб-страницам и действиям в них. - Отчёты — настройка доступных пользователю отчётов и действий в них. - Накладные — добавление или убирание доступных накладных. - Виджеты — прикрепление и открепление виджетов. - Внешние системы — настройка пользовательских доступов при работе с внешними системами (например, ограничение на экспорт или импорт данных). В этом разделе можно прикреплять и откреплять видимые формы для пользователей с данной ролью. Прикреплённые формы отображаются в интерфейсе пользователя, а «Доступные» — не отображаются. Чтобы добавить форму в интерфейс пользователя, достаточно прикрепить её. Также доступна настройка отображения столбцов в таблице формы. Шаг 5: Настройка действий в формах В действиях есть кнопки, которые выполняют различные функции в рамках формы. Например: - «Удалить», «Провести», «Открепить» — это действия, которые выполняются внутри формы. - «Создать», «Изменить», «Просмотреть» — это кнопки, которые позволяют переходить на другие формы для выполнения дополнительных действий. Дополнительные доступы могут включать, например, ограничение на просмотр документов в определённом статусе, возможность изменять статусы и другие функции. Шаг 6: Ограничение доступа к столбцам формы При прикреплении формы пользователю, по умолчанию, ему доступны все столбцы формы. Однако, если необходимо ограничить доступ к определённым столбцам, это можно сделать через раздел доступов. Для этого, после прикрепления формы, необходимо нажать на кнопку "Отобразить список". Откроется список столбцов формы, где можно настроить видимость столбцов: - Серый цвет — обязательные столбцы, которые нельзя убрать. - Зелёный цвет — столбцы, которые будут отображаться в таблице. - Красный цвет — столбцы, которые не будут отображаться в таблице. Шаг 7: Настройка доступов к связанным формам Если вам необходимо дать или убрать доступы к действиям на связанных формах (например, при создании заказа), то нужно дать доступ на связанную форму и нажать «Далее» напротив связанной формы. Если настройки не были сохранены, система предупредит вас о необходимости сохранить изменения перед переходом. Шаг 8: Добавление пользователей к роли После того как все настройки ролей и доступов будут завершены, можно прикрепить пользователей к роли. Для этого в разделе «Пользователи» выберите нужного пользователя и прикрепите его к роли. Примечание: Раздел «Продукты» нужен для того, чтобы указать, к каким продуктам пользователи с данной ролью имеют доступ. При создании новой роли, которая отсутствовала в системе вам обязательно нужно будет прикрепить продукт. В ином случае данная роль будет не рабочей. Важно! При нажатии на роль отобразятся два модуля «Просмотреть» и «Изменить». Просмотреть – для прикрепления форм для веб версии, нажав на «Изменить» вы включите настройки для мобильной версии Часто задаваемые вопросы (FAQ): В: могу ли я изменить название стандартной роли? О: нет, название стандартных ролей изменить нельзя. Но вы можете создать новую роль с нужными параметрами. В: что делать, если я хочу временно ограничить доступ к некоторым формам для пользователя? О: вы можете открепить форму от роли или ограничить доступ к столбцам и действиям. Полезные советы: - Совет 1: регулярно проверяйте, какие права и доступы предоставлены пользователям с разными ролями. - Совет 2: используйте функциональные обязанности, чтобы точно ограничить доступ к критическим функциям системы. - Совет 3: после настройки ролей убедитесь, что все пользователи могут выполнять свои задачи, но не имеют лишних прав. Совет от Smartup: при настройке ролей учитывайте, что одна и та же роль, прикрепленная нескольким пользователям, будет приводить к одинаковым настройкам для всех этих пользователей. Даже в том случае, если они находятся в разных филиалах или организациях.

Обновлено May 28, 2025

Как добавить рабочую зону?

Как добавить рабочую зону? Добавление рабочей зоны — это важный этап для организации вашего бизнес-процесса в системе. Рабочая зона определяет, в каком контексте будет работать определённая цена или товар, и может быть использована для интеграции с внешними системами. Пошаговая инструкция по добавлению рабочей зоны: Шаг 1: Перейдите в раздел "Рабочие зоны" 1. Откройте главное меню. 2. Перейдите в раздел «Справочники» → «Рабочие зоны». Шаг 2: Заполнение данных рабочей зоны Для создания рабочей зоны необходимо заполнить несколько обязательных полей: 1. «Код» — укажите уникальный код, который будет использоваться как ключ для поиска цен. Этот код также играет роль в идентификации цен при интеграции с внешними системами. 2. «Название» — введите название рабочей зоны. Это поле обязательно для заполнения. 3. «Тип рабочей зоны» — выберите нужный тип рабочей зоны из предложенного списка. Если вам нужно добавить новый тип, нажмите на кнопку «Добавить». 4. «Порядковый номер» — это поле не является обязательным, но может быть полезным для упорядочивания рабочих зон. 5. «Статус» — переключите тумблер в положение «Неактивный», если хотите отключить текущую рабочую зону. Рабочая зона, помеченная как «Неактивная», перестанет функционировать в системе. ·        Обратите внимание, прикрепление осуществляется после создания рабочей зоны. Шаг 3: Сохранение рабочей зоны После того как все поля будут заполнены, нажмите кнопку «Сохранить». Примечание: Перед добавлением рабочей зоны убедитесь, что вы находитесь в нужной «Организации». Добавление новых рабочих зон на уровне «Администрирования» невозможно. Полезные советы: Совет 1: убедитесь, что вы правильно выбрали тип рабочей зоны и указали код, чтобы избежать ошибок в учёте. Совет 2: правильное использование рабочих зон помогает интеграции с внешними системами, улучшая процессы учёта и управления. Часто задаваемые вопросы (FAQ) В: нужно ли создавать рабочую зону для каждой новой организации? О: да, для каждой организации создаётся своя рабочая зона с индивидуальными параметрами. В: что делать, если рабочая зона не функционирует после её добавления? О: Проверьте статус рабочей зоны — убедитесь, что она активирована. Совет от Smartup: после добавления рабочей зоны и прикрепления к ней таких данных, как: штат, тип цены, склад, юридические лица и т.д., пользователи, прикрепленные к этой рабочей зоне, будут видеть только ту информацию, которая указана для этой зоны. Это позволяет обеспечить персонализированный доступ и управление данными, которые соответствуют конкретной рабочей зоне, и предотвратить путаницу между различными группами пользователей, работающими в разных условиях.

Обновлено May 28, 2025

Как создать тип фотоотчётов?

Типы фотоотчётов играют важную роль в процессе выполнения визитов, так как позволяют стандартизировать и систематизировать сбор данных через фотографии. Создание правильных типов фотоотчётов помогает обеспечить качественную документацию визитов и соответствие всех участников процесса. Обратите внимание на то, что фотоотчёты обязательно нужно прикреплять. Пошаговая инструкция по созданию типа фотоотчёта Шаг 1: Перейдите в раздел «Тип фотоотчётов»: 1. Откройте главное меню. 2. Перейдите в раздел «Справочники» → «Тип фотоотчётов». В открывшейся форме нажмите на кнопку «Создать». Шаг 2: Заполнение данных для типа фотоотчёта Для создания нового типа фотоотчёта необходимо заполнить следующие поля: 1. «Название» — укажите название типа фотоотчёта, чтобы он был легко идентифицируем в системе. 2. «Роли» — выберите роли из списка ролей, для которых этот тип фотоотчёта будет доступен. У выбранных ролей будет отображаться данный тип фотоотчёта при выполнении визита. 3. «Обязательно» — укажите, является ли данный тип фотоотчёта обязательным для выполнения при визите. Если тип фотоотчёта указан как обязательный, завершить визит без этого фотоотчёта будет невозможно. Шаг 3: Сохранение типа фотоотчёта: После того как все поля будут заполнены, нажмите кнопку «Сохранить». Примечание: Тип фотоотчётов создается только на уровне Администрирования. Полезные советы: Совет 1: перед созданием типа фотоотчёта обязательно уточните, какие роли должны иметь доступ к этому типу фотоотчёта, чтобы избежать ошибок в процессе работы. Совет 2: если тип фотоотчёта является обязательным, убедитесь, что все участники процесса осведомлены об этом, чтобы избежать незавершённых визитов. Часто задаваемые вопросы (FAQ) В: нужно ли создавать отдельный тип фотоотчёта для каждой роли? О: нет, вы можете выбрать несколько ролей для одного типа фотоотчёта. В: можно ли изменить обязательность фотоотчёта после его создания? О: нет, после того как фотоотчёт установлен как обязательный, это изменение будет недоступно. Совет от Smartup: после того как вы в разделе «Администрирование» создали вид фотоотчёта, перейдите в раздел «Филиал» и в Справочнике фотоотчётов прикрепите созданный фотоотчёт. Далее, через «Шаги визита», обратите внимание, где отображаются только те роли у который был прикреплен доступ к визитам через меню Роли! И через → «Визит», в соответствующей форме предоставьте доступ пользователям, которые будут работать с фотоотчётами.

Обновлено May 28, 2025

Настройки для мобильного приложения

Мобильные настройки в системе позволяют адаптировать функционал приложения под потребности вашей организации. В зависимости от роли пользователя и задач, настройки могут отличаться, обеспечивая удобство и эффективность работы на местах. Пошаговая инструкция по настройке мобильного приложения через web версию Шаг 1: Перейдите в раздел «Настройки мобильного приложения»: 1. Нажмите на «Главное». 2. Выберите подраздел «Настройки для мобильного приложения». Выберите «Устройства». Шаг 2: Настройки фотоотчётов Мобильное приложение предоставляет возможность настройки фотоотчётов, которые используются в процессе выполнения визитов. В разделе «Настройки фотоотчётов» можно настроить следующие параметры: - «Водяной знак на фотоотчётах» — позволяет добавить водяной знак на фотографии, сделанные через приложение. - «Разрешить загрузку фото из галереи» — позволяет использовать фотографии из галереи устройства в качестве фотоотчётов. - «Выбор качества фото» — предоставляет возможность выбора качества фотографий: SD (стандартное разрешение), MEDIUM (среднее разрешение), HD (высокое разрешение). Шаг 3: Настройки видеоотчётов В этом разделе можно настроить параметры для работы с видеоотчётами, которые также могут быть добавлены в ходе визита. - «Водяной знак на видеоотчётах» — позволяет добавить водяной знак на видео, сделанные через приложение. - «Разрешить загрузку видео из галереи» — позволяет использовать видео из галереи устройства в качестве видеоотчётов. - «Выбор качества видео» — предоставляет возможность выбора качества видео: SD (стандартное разрешение), MEDIUM (среднее разрешение), HD (высокое разрешение). Шаг 4: Настройки GPS-контроля В разделе GPS-контроля можно настроить параметры отслеживания местоположения сотрудников. - «Период автоматической очистки GPS трекинга (в днях)» — устанавливает период, после которого данные GPS трекинга будут автоматически удалены из системы. - «Определение местоположения только по GPS» — в случае если включить только по GPS то определение координат через сотовые вышки будет отключено, что вызовет больше погрешностей при определении. Шаг 5: Настройки для организации и основных функций Здесь можно настроить важные функции, которые влияют на процесс выполнения заказов и визитов. - «Отображать баланс клиента» — показывает долг и предоплату клиента. - «Разрешить перевод заказов в архив» — дает возможность переводить заказ в архив. - «Возврат от экспедитора» — позволяет осуществлять возвраты при визите экспедитора. - «Разрешить изменять заказ» — предоставляет пользователю возможность изменять заказы, находящиеся в статусе «Новый» и «Черновик» - «Отложенный заказ» — даёт возможность отложить создание заказа во время визита. - «Разрешить сохранять заказ как черновик» — можно сохранить заказ в статусе черновик. - «Разрешить консигнацию для ролей» — доступ к функции консигнации. Шаг 6: Синхронизация данных Для синхронизации данных с мобильного приложения используйте следующие параметры: - «Автоматическая синхронизация» — автоматическая синхронизация данных через установленные интервалы времени. - «Блокировка синхронизации» — временная блокировка отправки данных. - «Проверка временной зоны пользователя» — проверка соответствия часового пояса мобильного устройства и системы. Шаг 7: Проверка перед визитом В разделе «Проверка перед визитом» вы можете настроить, как будет происходить контроль визитов. - «Соблюдать строгий маршрут» — обязательное соблюдение заранее установленного порядка визитов. - «Разрешить быстрый заказ» — даёт возможность создавать заказы без визита. - «Отключить незапланированный визит» — отключает возможность совершать визит через карточку клиента в мобильном приложении. Визиты будут происходить исключительно через меню маршрут. Шаг 8: Настройки GPS трекинга и зон действия Для работы с GPS и максимальными допустимыми расстояниями для работы с модулями настройте следующие параметры: - «Включить GPS трекинг» — даёт возможность отслеживать перемещения сотрудников. - «Сохранять фото- и видеоотчёты с данными о местоположении» — сохраняет координаты при добавлении фото- и видеоотчётов. - «Зона действия акции» и «Зона действия визита» — при включении данной функции в силу вступает понятие «Радиус Визита». То есть если совершить визит или выдать акцию можно будет только находясь в том радиусе от торговой точки который установлен в настройках. Для более детального понимания процесса работы с настройкой мобильного приложения, смотрите видео по ссылке ниже: https://www.youtube.com/watch?v=MjPvykaPDDA Полезные советы: Совет 1: обратите внимание на качество фотографий и видео, чтобы они соответствовали требованиям вашей организации. Совет 2: регулярно проверяйте настройки GPS-контроля, чтобы убедиться в точности отслеживания местоположения. Совет 3: настройте автоматическую синхронизацию данных для обеспечения бесперебойной работы системы. Часто задаваемые вопросы (FAQ) В: как изменить качество фото и видео в приложении? О: Качество фото и видео можно выбрать в разделе настроек фото- и видеоотчётов. В: могу ли я отключить GPS-контроль? О: да, вы можете отключить GPS-трекинг в настройках, но это снизит точность данных о местоположении. Совет от Smartup: после того как был оформлен заказ и выполнен визит, настоятельно рекомендуем в течение дня провести синхронизацию. Это обеспечит корректное попадание всех полученных данных в программу и их актуализацию в веб-версии. В случае если для ТМЦ загружены фотографии, рекомендуем проводить загрузку через Wi-Fi, чтобы избежать чрезмерного потребления мобильного интернет-трафика

Обновлено May 28, 2025

Как настроить шаги визита?

Что такое шаги визита? Шаги визита — это последовательность действий, которые сотрудник (торговый представитель, супервайзер, агент и т.д.) должен выполнить при посещении торговой точки с использованием мобильного приложения Smartup. Настройка этих шагов позволяет адаптировать процесс визита под конкретные потребности компании и роли пользователя. Для чего используются шаги визита? - Определение обязательных действий для сотрудников при визите в торговую точку. - Контроль выполнения визитов и их эффективности. - Обеспечение унифицированного подхода к работе с клиентами. - Мотивация сотрудников через точное выполнение последовательности шагов. Уровни работы с шагами визита В системе предусмотрен один уровень работы с шагами визита: 1. Уровень Организации: - Адаптация шагов визита под конкретные задачи торговых представителей, супервайзеров и других сотрудников. - Мониторинг выполнения визитов и шагов. - Контроль отклонений и анализ эффективности. Пошаговая инструкция по настройке шагов визита Шаг 1: Включение функции «Визит» для роли 1. Нажмите на «Главное». 2. Выберите раздел «Шаги визита». 3. Найдите нужную роль (например, торговый представитель, супервайзер, агент). 4. Нажмите на кнопку «Визит» для выбранной роли. Например роль «Торговый представитель». Примечание: для включения визита в роли необходимо, чтобы этот пункт был активирован. Если его нет, то настройка шагов визита будет недоступна. Шаг 2: Настройка шагов визита 1. Перейдите в модуль «Визит». 2. Активируйте тумблер «Соблюдать последовательность шагов». 3. В открывшейся форме укажите последовательность шагов, которые должен выполнить сотрудник при визите в торговую точку. - Для каждого шага можно задать параметры: «Видимый», «Обязательный», «Обязательный раз в месяц». Параметры полей: - Видимый — позволяет выбрать, будут ли видны поля (заказ, опрос, комментарий и т.д.) сотруднику. - Обязательный — указывает обязательность заполнения полей, например, опрос или фотоотчёт. ·        Обязательный раз в месяц — данный пункт действует только для модуля «Оборудование», на остальные поля (заказ, опрос, комментарий и т.д.) данный пункт не влияет. Шаг 3: Настройка соблюдения последовательности шагов 1. Включите опцию «Соблюдать последовательность шагов», если хотите, чтобы сотрудники выполняли шаги строго по установленному порядку. 2. Например, если в последовательности первым шагом идёт «Фотоотчёт», то сотрудник не сможет перейти к следующему шагу «Заказ», если не выполнит сначала шаг «Фотоотчёт». Шаг 4: Активация автозаполнения для мерчандайзера Если вы хотите, чтобы мерчандайзер автоматически заполнял причины несоответствия, включите доступ к автозаполнению. В этом случае в мобильном приложении будет отображаться текст «Не указана причина», если сотрудник не указал причину. Шаг 5: Сохранение настроек После настройки всех нужных шагов и параметров не забудьте нажать кнопку «Сохранить», чтобы изменения вступили в силу. Полезные советы: Совет 1: при настройке шагов визита учитывайте особенности работы каждой роли. Например, для торговых представителей могут быть важны дополнительные шаги, такие как создание заказов и заполнение опросов, в то время как супервайзеры будут больше ориентированы на отчёты о визитах и контроле выполнения шагов. Совет 2: регулярно пересматривайте настройки шагов визита, чтобы они соответствовали текущим потребностям бизнеса и задачам сотрудников. Частые вопросы (FAQ) В: как задать обязательные шаги для торгового представителя? О: для этого активируйте пункт «Обязательный» для нужных полей в настройках шагов визита. В: что делать, если не могу активировать функцию «Визит» для роли? О: убедитесь, что эта функция включена в настройках роли, иначе она будет недоступна для конфигурации шагов визита. Совет от Smartup: если через настройки шагов визита вы предоставляете пользователям возможность добавлять или редактировать юридические и физические лица, убедитесь, что вы проверили, какие функции они могут добавлять или изменять. Включите необходимые поля, отмеченные галочкой.

Обновлено May 28, 2025

Как настроить рабочую зону: прикрепление штата, оплаты, цен и другие параметры?

Что такое рабочая зона? Рабочая зона — это зона вашего покрытия. Настройка рабочей зоны включает в себя прикрепление штатов, типов оплаты, цен, складов, касс и других параметров, которые напрямую влияют на работу сотрудников и бизнес-процессы. Обратите внимание, они настраиваются через FMCG. Для чего используется настройка рабочей зоны? ·        Обеспечение правильного распределения штатов и типов оплат по рабочим зонам ·        Конфигурирование ценовых параметров в соответствии с рабочими зонами ·        Контроль доступа к складам и кассам в каждой рабочей зоне ·        Мотивация сотрудников через корректную настройку скидок и наценок ·        Обеспечение соответствия юридических и физических лиц с рабочими зонами. Пошаговая инструкция по настройке рабочей зоны Шаг 1: Прикрепление штата к рабочей зоне 1. Перейдите в меню «Справочники – Рабочие зоны». 2. В открывшейся форме выберите нужную рабочую зону. 3. Нажмите кнопку «Прикрепить». 4. Далее перейдите в пункт «Штаты – Доступные». 5. Кликните на нужный штат и нажмите «Прикрепить». Шаг 2: Прикрепление типа оплаты к рабочей зоне 1. Перейдите в меню «Справочники – Рабочие зоны». 2. Выберите нужную рабочую зону и нажмите кнопку «Прикрепление». 3. Далее выберите пункт «Типы оплат – Доступные». 4. Кликните на нужный тип оплаты и нажмите «Прикрепить». Шаг 3: Прикрепление цены к рабочей зоне Примечание: Прежде чем прикрепить цену, убедитесь, что соответствующие цены и рабочие зоны уже добавлены. 1. Перейдите в меню «Справочники – Рабочие зоны». 2. Выберите нужную рабочую зону и нажмите кнопку «Прикрепить». 3. В пункте «Тип цены» выберите из доступных типы цен и нажмите «Прикрепить». Шаг 4: Прикрепление склада к рабочей зоне 1. Перейдите в меню «Справочники – Рабочие зоны». 2. Выберите нужную рабочую зону и нажмите кнопку «Прикрепление». 3. В разделе «Склады – Доступные» выберите склад, который хотите прикрепить. 4. Нажмите «Прикрепить». Шаг 5: Прикрепление кассы к рабочей зоне 1. Перейдите в меню «Филиал – Рабочие зоны». 2. Выберите нужную рабочую зону и нажмите кнопку «Прикрепление». 3. В разделе «Кассы – Доступные» выберите кассу и нажмите «Прикрепить». Шаг 6: Прикрепление скидки/наценки к рабочей зоне 1. Перейдите в меню «Филиал – Рабочие зоны». 2. Выберите рабочую зону и нажмите кнопку «Прикрепление». 3. В разделе «Скидки/наценки – Доступные» выберите нужную скидку или наценку. 4. Нажмите «Прикрепить». Шаг 7: Прикрепление юридического или физического лица к рабочей зоне 1. Перейдите в меню «Филиал – Рабочие зоны». 2. Выберите нужную рабочую зону и нажмите кнопку «Прикрепление». 3. В разделе «Юридические лица – Доступные» выберите нужное юридическое лицо. 4. Нажмите «Прикрепить». Шаг 8: Какие есть прикрепления дополнительных параметров в Рабочей зоне: ·        Опросники. ·        Скидки. ·        Акции. ·        Ограничения. ·        Штаты. ·        Тип оплат. ·        Цены. ·        Склады и т.д. Полезные советы: Совет 1: регулярно проверяйте прикрепленные параметры, чтобы убедиться, что рабочие зоны соответствуют текущим требованиям организации. Совет 2: для удобства используйте разные рабочие зоны для различных типов бизнеса или организаций. Совет 3: систематически обновляйте данные по складам, кассам и ценам, чтобы не допустить ошибок в операционной деятельности. Частые вопросы В: можно ли прикрепить несколько типов оплаты к одной рабочей зоне? О: да, вы можете прикрепить несколько типов оплаты к одной рабочей зоне, если это предусмотрено настройками. В: как изменить прикреплённый штат или тип оплаты? О: для этого нужно перейти в настройки рабочей зоны, выбрать нужный параметр и изменить его через раздел «Прикрепление». Чтобы узнать как настроить шаги визита, смотрите видеоинструкцию по ссылке ниже. Как настроить рабочую зону: прикрепление штата, оплаты, цен и других параметров Совет от Smartup: при прикреплении необходимых данных убедитесь, что они видны для торгового представителя и корректно отображаются у него. Это важно для того, чтобы избежать трудностей при оформлении заказов и работе с контрагентами в дальнейшем.

Обновлено May 28, 2025

Как эффективно работать с «Вводом начальных остатков ТМЦ»?

Что такое ввод начальных остатков ТМЦ? Ввод начальных остатков ТМЦ — это процесс внесения информации о текущих запасах товара на складе в систему. Это необходимо, если у вас уже имеются некие товары, сырьё или продукция на складе, которые не были ещё занесены в систему. Этот шаг является важным для правильного учёта остатков и контроля над движением товаров. Для чего используется ввод начальных остатков ТМЦ? ·        Оформление начальных остатков товаров на складе. ·        Корректный учёт ТМЦ в системе. ·        Определение актуальных остатков товаров, продукции и сырья. ·        Упрощение процесса учёта и контроля. ·        Прозрачность в управлении запасами. Уровни работы с вводом начальных остатков ТМЦ В системе предусмотрен один уровень работы с вводом начальных остатков ТМЦ: 1. Уровень Организации. Пошаговая инструкция по остаткам ТМЦ Шаг 1: Вход в модуль «Ввод начальных остатков ТМЦ»: 1. Откройте главное меню системы. 2. Перейдите в раздел «Склад». 3. Выберите подраздел «Ввод начальных остатков ТМЦ». Шаг 2: Создание документа для ввода начальных остатков 1. В открывшейся форме нажмите на кнопку «Создать». 2. Заполните необходимые поля: Номер — укажите номер вашего документа. Валюта — выберите валюту, с которой будет работать ваша организация. Дата — укажите дату проведения документа. Склад — укажите склад, к которому будут относиться ваши текущие остатки ТМЦ. Примечание — здесь можете оставить комментарий по документу (опционально). Шаг 3: Выбор типов ТМЦ 1. Далее выберите нужный тип ТМЦ: Товар. Продукция. Сырьё. 2. Кликните на нужную вкладку и нажмите кнопку «Подбор». Вы попадёте в форму с перечнем уже добавленных ТМЦ. - Доступные — список всех доступных ТМЦ, которые ещё не прикреплены к текущему документу. - Выбранные — список выбранных ТМЦ, которые вы собираетесь добавить в документ. Шаг 4: Импорт данных о ТМЦ 1. Если вам нужно загрузить данные о ТМЦ, нажмите кнопку «Импорт». 2. В появившейся форме импорта загрузите файл с данными об остатках ТМЦ, выбрав опцию «Перетащите файл сюда» или используя кнопку «Загрузить файл». 3. После загрузки данных вернитесь в форму создания начальных остатков. Шаг 5: Добавление ТМЦ и указание количества и цены 1. В поле «Название одного из типов ТМЦ» выберите из выпадающего списка доступные ТМЦ или нажмите «Добавить», чтобы добавить новый ТМЦ. 2. Для каждого выбранного ТМЦ укажите Количество и Цена. 3.      После заполнения всех полей нажмите кнопку «Провести», и документ с введенными данными появится в списке документов в форме «Ввод начальных остатков ТМЦ». Полезные советы Совет 1: проверяйте правильность данных при вводе начальных остатков, чтобы избежать ошибок в учёте и дальнейшем управлении запасами. Совет 2: регулярно обновляйте информацию о складах и ТМЦ для получения актуальной картины остатков. Совет 3: используйте импорт данных для ускорения процесса ввода остатков, если у вас уже есть файл с нужной информацией. Частые вопросы В: что делать, если нужно изменить введенные данные о ТМЦ? О: для изменения данных просто откройте документ и внесите необходимые правки. В: как проверить, что данные введены корректно? О: используйте отчетность и контрольные списки для проверки остатков и корректности ввода. Совет от Smartup: при внесении «Ввода начальных остатков» в будущем, если вы хотите их изменить или отменить, убедитесь, что не было совершено никаких продаж. Если продажи по этому ТМЦ уже были, система не позволит отменить «Ввод начальных остатков».

Обновлено May 28, 2025

Как активировать лицензию?

Активация лицензии — ключевой этап для начала работы в системе Smartup. Без активированной лицензии система не будет функционировать, что может привести к техническим сбоям в работе. В этой статье мы объясним пошагово, как правильно активировать лицензию и что для этого нужно сделать. Важно! В Smartup X лицензии прикрепляются автоматически. Теперь подробно рассмотрим, как активировать лицензию: Шаг 1. Выбор плательщика и договора Нажмите на кнопку «Покупка». 1. Откройте систему Smartup и перейдите в раздел «Покупка». 2. Произведите выбор нажав на «Плательщик». 3. Нажмите на «Договор», произведите выбор. Шаг 2. Указание даты начала лицензии 1. Введите дату начала лицензии. Это может быть текущий месяц или следующий, в зависимости от того, когда вы хотите, чтобы лицензия вступила в силу. 2. Нужно указать, до какого месяца будет действовать лицензия. Шаг 3. Определение количества лицензий 1. В следующем окне вам будет предложено указать количество лицензий, которые вы хотите приобрести на выбранный период. 2. Обратите внимание, что для каждого месяца существует обязательный пакет лицензий, который включает минимум пять лицензий. 3. Укажите нужное количество лицензий для текущего периода, и нажмите кнопку «Купить». Шаг 4. Подтверждение покупки 1. После того, как вы указали количество лицензий, на экране появится всплывающее окно с запросом на подтверждение покупки: "Купить выбранные лицензии?". 2. Нажмите "Да" для подтверждения. Имейте ввиду! После данной покупки лицензий отмена или возврат будут невозможны. При этом лицензию можно приобрести только после согласия с данным требованием. Шаг 5. Статус лицензии Обратите внимание! После покупки лицензий к ним обязательно нужно прикрепить пользователей для которых и закупались данные лицензии. 1. После покупки лицензия появится во вкладке «Лицензии и документы». 2. Как только наступит выбранная дата начала, лицензия будет переведена в статус «Активный» и готова к использованию. Полезные советы - Проверяйте количество лицензий — убедитесь, что вы приобрели достаточное количество лицензий для вашего бизнеса. - Проверяйте статус лицензии — регулярно отслеживайте статус ваших лицензий в разделе «Лицензии и документы», чтобы быть уверенным в том, что они в активированном статусе и знать, когда лицензии истекут. Частые вопросы В: какой минимальный пакет лицензий я должен купить? О: для каждого месяца предусмотрен обязательный минимальный пакет из пяти лицензий. В: можно ли отменить или вернуть лицензию после покупки? О: нет, возврат и отмена лицензий невозможны после завершения покупки. Совет от Smartup: планируйте покупку лицензий заранее — это позволит избежать спешки и разного рода недоразумений.

Обновлено May 28, 2025

Как создать услугу?

Как создавать услугу? Создание услуги включает в себя несколько шагов: Перед созданием заказа убедитесь, созданы ли Наборы ТМЦ и Ед. изм., прежде чем создавать «Услугу». Шаг 1: Вход в модуль 1. Перейдите в меню «Справочники». 2. В открывшейся форме выберите раздел «Услуги». 3. Нажмите на кнопку «Создать». Шаг 2: Заполнение данных услуги 1. Укажите название услуги в поле «Название». 2. В поле «Альтернативное название» укажите короткое или альтернативное название для использования в мобильной версии программы. 3. В поле «Наборы ТМЦ» выберите нужный вам набор, который будет закреплён за текущей услугой. 4. В поле «Ед. изм.» укажите нужную единицу измерения вашей услуги (например, шт., бл., гр.). 5. В поле «Штрих-коды» укажите штрих-коды товара, если они имеются. 6. В поле «Код» укажите уникальный код для поиска услуги в списке всех услуг. Это также будет использоваться при интеграции с внешними системами. 7. В поле «Порядковый номер» укажите порядковый номер вашей услуги. 8. В поле «Поставщик» укажите поставщика услуги (опционально). Шаг 3: Дополнительные параметры 1. Вы можете заполнить нижний блок формы, добавляя дополнительные параметры, если это необходимо. 2. После внесения всех данных нажмите кнопку «Создать». Шаг 4: Сохранение услуги 1. После заполнения всех обязательных полей нажмите кнопку «Сохранить». 2. Услуга будет добавлена в список всех услуг и будет готова к использованию. Полезные советы Совет 1: убедитесь, что наборы ТМЦ и единицы измерения корректно настроены перед созданием услуги. Совет 2: используйте уникальные коды для каждой услуги для облегчения поиска. Совет 3: регулярно обновляйте информацию о поставщиках и параметрах услуг для точности данных. Частые вопросы (FAQ) В: можно ли использовать один набор ТМЦ для нескольких услуг? О: да, вы можете прикрепить один набор ТМЦ к нескольким услугам. В: как обновить информацию об услуге? О: чтобы обновить информацию, откройте услугу в списке и отредактируйте необходимые поля. Совет от Smartup: Создавайте и настраивайте Услуги правильно. В дальнейшем это поможет ускорить процессы в вашей системе и улучшить качество обслуживания клиентов.

Обновлено May 28, 2025

Как эффективно настроить онлайн-кассы Tinda (Arca)?

Что такое настройка онлайн-касс Tinda (Arca)? Настройка онлайн-касс Tinda (Arca) позволяет интегрировать систему Smartup с системой онлайн-касс tinda.uz. Интеграция с кассами Arca обеспечивает соответствие фискальной отчётности законодательным требованиям и способствует оптимизации взаимодействия с клиентами через ускорение процесса оплаты и минимизацию ошибок при расчётах. В результате, интеграция автоматизирует процесс продажи и предоставляет фискальный чек с помощью онлайн-касс. Для чего используется настройка онлайн-касс Tinda (Arca)? • Обеспечение соответствия фискальной отчётности законодательным требованиям. • Оптимизация процесса оплаты и минимизация ошибок при расчётах. • Автоматизация процесса продажи с использованием онлайн-касс. • Улучшение взаимодействия с клиентами. Шаги настройки онлайн-касс Tinda (Arca) Шаг 1: Переход в настройки системы 1. Найдите блок «Главное» → «Настройки системы». 2. Аппараты фискализации. Эта кнопка расположена сверху. 3. Здесь «Tinda (Arca)». 4. Введите данные основных настроек: Хост — адрес сервера, на котором работает ваша онлайн-касса. Пользователь Tinda (Arca) — имя пользователя для доступа к онлайн-кассе. Пароль Tinda (Arca) — пароль для доступа к онлайн-кассе. Эту информацию можно получить через личный кабинет в Arca. Шаг 3: Выгрузка касс В разделе «Настройки системы», на уровне Пользователя, нажмите на кнопку Аппараты фискализации. Нажмите на кнопку «Выгрузить (TINDA ARCA)». После выполнения этого шага система автоматически выгрузит данные о ваших кассах из Arca. Эти кассы могут быть предназначены для самовывоза и доставщиков. Это необходимо для минимизации рисков использования неверной кассы. Кассы для самовывоза будут отображаться только при самовывозе, а остальные будут использоваться для доставщиков. Обратите внимание на то, что кассы должны быть закреплены за доставщиком и/или автотранспортом по тому же принципу, что и в кабинете ARCA. Шаг 4: Настройка и применение касс 1. Кассы для самовывоза — если касса используется для самовывоза, выберите соответствующий тип кассы. Эта выбранная касса будет доступна только в заказах с самовывозом. 2. Кассы для доставщиков — кассы, которые используются доставщиками, могут быть прикреплены к автотранспортам. Это даёт возможность автоматизировать процесс расчётов при доставке. Полезные советы (FAQ) Совет 1: регулярно проверяйте настройки и обновляйте данные для обеспечения правильной работы касс. Совет 2: используйте разные кассы для самовывоза и доставки, чтобы избежать ошибок при расчётах. Совет 3: Убедитесь, что все данные (такие как: пользователь, пароль, хост) введены правильно. Это необходимо для корректной работы системы. Частые вопросы (FAQ) В: как узнать хост для настройки онлайн-кассы? О: хост можно найти в настройках вашего аккаунта на платформе Arca. Он будет указан в разделе, посвящённом настройкам сервера. В: что делать, если не могу выгрузить данные о кассах? О: проверьте подключение к интернету и повторите попытку выгрузки. Если проблема сохраняется, обратитесь в службу поддержки Arca. Совет от Smartup: настройка онлайн-касс — это важная часть работы с клиентами и кассовыми системами. Убедитесь, что все настройки верны, и тогда ваш бизнес будет работать без ошибок в расчётах.

Обновлено May 28, 2025

Как и где сформировать результаты КПЭ?

Для чего нужно формировать отчёт по КПЭ? Для получения данных о выполненных планах в системе используется отчёт КПЭ. Формирование отчётов по КПЭ (ключевым показателям эффективности) необходимо для оценки и контроля выполнения установленных целей в организации. Этот процесс помогает анализировать, насколько эффективно работают различные подразделения или команды, а также выявлять возможные проблемы или области для улучшения. Как сформировать отчёт? Шаг 1: Переход в раздел «Отчёты» 1. Отчёт находится в разделе «Главное» → «Отчёты». 2. Или же, для того чтобы найти его, введите в поиске «КПЭ». Шаг 2: Открытие отчёта 1. После того, как найдёте нужный отчёт, откройте его. Шаг 3: Выбор типа КПЭ 1. В отчёте первым делом выберите тип КПЭ: по рабочей зоне, клиенту, ТМЦ и др. Шаг 4: Указание даты 1. Затем укажите дату, на которую планируете сформировать отчёт. Шаг 5: Выбор типа плана 1. Далее выбирается тип плана, который необходимо отобразить в отчёте. Определите показатели, которые будут включены: плановые значения, факт, процент выполнения или прогнозы. Шаг 6: Настройка отображения с планом 1. Если включить тумблер «С планом», отчёт будет отображать только те элементы (рабочие зоны, клиенты или ТМЦ), для которых установлен план. Если тумблер отключен, в отчёте будут показаны все элементы, независимо от наличия планов. Шаг 7: Формирование отчёта 1. После настройки параметров нажмите на кнопку «Сформировать», и система сгенерирует отчёт. Полезные советы Совет 1 регулярно формируйте отчёты, чтобы следить за выполнением КПЭ и принимать своевременные меры. Совет 2 используйте фильтры и параметры для точного отображения необходимых данных. Совет 3 сравнивайте прогнозы с фактическими данными для корректировки планов в будущем. Частые вопросы (FAQ) В: можно ли сформировать отчёт по нескольким КПЭ одновременно? О: да, вы можете настроить отчёт, чтобы он отображал несколько типов КПЭ одновременно. В: как изменить настройки отчёта после его формирования? О: вы можете изменить параметры отчёта, отредактировав фильтры и настройки перед его повторным формированием. Совет от Smartup формирование отчётов по КПЭ — это не просто статистика. Это важный инструмент для анализа работы и корректировки стратегии. Убедитесь, что ваши отчёты помогают принимать правильные решения.

Обновлено May 28, 2025

Настройки заказов

Как эффективно работать с «Настройками заказов»? Что такое настройки заказов? Настройки заказов предоставляют возможность для оптимизации процессов создания, обработки и отслеживания заказов. Эти настройки позволяют управлять различными аспектами, такими как статус заказов, отгрузка товаров, предоплата, а также интеграция с внешними системами. Использование этих настроек улучшает операционную эффективность, повышает контроль за процессами и облегчает работу с заказами. Для чего используются настройки заказов? • Управление цветом статусов заказов для лучшего контроля. • Автоматизация процессов генерации накладных и расчёта рекомендованных заказов. • Настройка политик предоплаты и консигнации. • Интеграция с внешними системами, такими как Arca и Faktura.uz. • Установление ограничений на редактирование заказов и выбор даты отгрузки. • Настройка учёта упущенных продаж и зависимости от остатков. Уровни работы с настройками заказов В системе предусмотрены два уровня работы с настройками заказов: 1. Уровень Администрирования • Настройка общих параметров и интеграций. • Управление цветами статусов заказов. • Генерация номеров накладных и дат отгрузки. • Конфигурация политики предоплаты и консигнации. 1. Уровень Организации • Использование предустановленных настроек на уровне организации. • Управление ограничениями и возможностями редактирования заказов. • Активация системы учёта упущенных продаж. Пошаговая инструкция по настройке заказов Шаг 1: Вход в модуль 1.      Нажмите на «Главное». 2.      Кликните на «Настройки системы». 1. Нажмите на раздел «Заказ». Шаг 2: Настройка цветовых статусов заказов Перейдите на уровень Администрирования. 1. Для изменения цвета, необходимо перейти на уровень Администрирования. 2. Установите цвета для различных статусов заказов, например, для «Ожидает», «В процессе» или «Завершён». Здесь вы можете заменить цвета на более предпочтительные вам. Скриншот пример 1. Сохраните изменения. Шаг 3: Настройка параметров заказов на уровне Организации 1. Перейдите в раздел «Организация». 2. Включите параметры для автоматической генерации накладных и расчёта рекомендованных заказов. 3. Настройте ограничения на редактирование заказов и дату отгрузки. Шаг 4: Заказы на уровне Организации 1.      Находясь на уровне Организации, нажмите на «Заказ». Внесите необходимые настройки. - Генерация даты отгрузки – автоматически устанавливает дату отгрузки на заданное количество дней вперёд от даты создания заказа. - Генерация номера накладной – включает автоматическую генерацию номера накладной начиная с определенного статуса заказа и начального номера. - Сброс счётчика накладных– позволяет сбросить номер накладной до начального значения в заданный период. - Включить политику проверки предоплаты – требует наличие предоплаты для создания заказа, с возможностью установки процента предоплаты. - Разрешить выдачу консигнации – доступ к функции консигнации с установкой лимита дней для выдачи. - Интеграция с Arca и Faktura.uz – автоматическая отправка данных о заказе в системы Arca и Faktura.uz при изменении статуса заказа. - Автоматическое изменение статуса заказа при создании документа логистики – перевод статуса заказа в «В ожидании» при создании соответствующего документа. Дополнительные настройки Рекомендованный заказ 1.      Для активации, переключите тумблер. - Автоматический расчёт рекомендованного заказа – система предлагает оптимальное количество товара к заказу на основе анализа данных. Розничный заказ - Выбор клиента для розничного заказа по умолчанию – устанавливает физическое лицо для всех розничных заказов, упрощая процесс оформления. Ограничения заказа по дням - Ограничение дней на редактирование заказа – устанавливает максимальный срок, в течение которого возможно редактирование заказа. - Ограничение даты отгрузки – устанавливает допустимые рамки для установки даты отгрузки, исключая слишком ранние или поздние даты. Метод прикрепления кодов маркировки по умолчанию Позволяет выбрать стандартный метод прикрепления кодов маркировки к заказам или автотранспорту. Причина возврата - Обязательное указание причины возврата – требует от пользователей указывать причину возврата. Упущенные продажи - Настройка учёта «Упущенных продаж» – меняет логику ввода количества товара, позволяя вводить запросы на количество товара без учёта остатков. Сет ТМЦ - Зависимость от остатков – определяет отображение сета ТМЦ в заказе в зависимости от наличия товара в наличии. Должен быть минимум 1 товар. Шаг 5: Сохранение настроек 1. Проверьте все внесённые изменения. 2. Нажмите на кнопку «Сохранить». Частые вопросы (FAQ) В: можно ли изменить цвет статуса заказа? О: да, на уровне Администрирования можно настроить различные цвета для статусов. В: как настроить предоплату для создания заказов? О: на уровне Организации можно включить политику проверки предоплаты и установить процент, необходимый для создания заказа. В: можно ли интегрировать систему с внешними сервисами? О: да, можно настроить автоматическую отправку данных в системы Arca и Faktura.uz при изменении статуса заказа. Полезные советы Совет 1 регулярно проверяйте и обновляйте настройки заказов для обеспечения актуальности и соответствия бизнес-процессам. Совет 2 используйте автоматические настройки для генерации накладных и расчёта рекомендованных заказов, чтобы ускорить процесс обработки. Совет 3 настройте систему учёта упущенных продаж для более точного планирования заказов и улучшения процессов. Совет от Smartup правильные настройки заказов — это ключ к эффективной логистике и учёту. Убедитесь, что они оптимальны для вашего бизнеса, и не забывайте своевременно вносить корректировки.

Обновлено May 28, 2025

Как осуществить покупку лицензии?

Задаётесь вопросом, как пополнить баланс вашей компании для покупки лицензии? Для получения ответа на этот вопрос читайте нашу статью. Рассмотрим, для чего нужно пополнение баланса. Его необходимо пополнять для того, чтобы в дальнейшем вы могли совершать оплату за покупку лицензий в нашей системе. Шаг 1. Пополнение баланса. Как происходит пополнение баланса? Для пополнения баланса, вам нужно перейти на уровень Администрирования. Следующим шагом перейдите в «Главное» и нажмите на «Лицензии». Далее, перейдите в блок «Пополнение баланса». Совершите следующие действия: 1. Введите сумму, на которую собираетесь пополнить баланс. 2. Выберите способ оплаты: Payme или Payze. Выберите ту систему, с которой собираетесь совершить оплату. Рассмотрим пример пополнения баланса через платёжную систему Payme. 1. Кликните на значок Payme и заполните данные: - Физическое лицо и Договор - данные о пользователе появляются, когда вы заключаете договор на использование нашего программного обеспечения. В рамках этого договора наша компания создаёт для вас учётную запись физического лица, чтобы можно было точно определить, от чьего имени будут производиться платежи. - Физическое лицо не обязательно должно быть плательщиком! - Сумма — укажите сумму для пополнения баланса. В случае если вы вводили сумму вначале, она появится в текущем окне и в поле Сумма. Имейте ввиду, комиссия за оплату составляет 2%. 2. Проверьте все введенные данные и нажмите на кнопку «Оплатить». На счёт баланса попадет та сумма, которая указана в поле Сумма. Сумма к оплате — это сумма с комиссией текущей платёжной системы. В течение нескольких секунд система перенаправит вас на сайт оплаты платёжной системы Payme. Там вы должны будете ввести свои данные и произвести оплату. Оплата через Payze Оплата через Payze происходит похожим образом, за исключением того, что при помощи данной платёжной системы, вы можете: - Оплатить, используя Uzcard/HUMO, где комиссия составляет 0.8% - Оплатить, используя Локальную карту VISA и Mastercard, у которых комиссия — 2.5% Как просмотреть транзакцию о пополнении баланса? 1. Перейдите в пункт «Лицензии», там в разделе «Лицензии и документы», нажмите на вкладку «Документы». Пополнение баланса является безналичной оплатой, поэтому транзакция будет отображаться как Банковские выписки. Шаг 2. Как осуществить покупку лицензии? Имейте в виду, что покупка лицензии осуществляется на уровне Администрирования. Для чего нужна покупка лицензии? Для функционирования системы Smartup необходимо приобрести лицензию. Чтобы приобрести лицензию, нужно осуществить покупку в личном кабинете вашей компании. Процесс покупки лицензии 1. Перейдите в меню «Главное» → «Лицензии». 2. Далее, перейдите в пункт «Покупка» и сверху выберите «Покупка». В открывшейся форме заполните поля: 1. Плательщик - укажите лицо, которое ответственно за покупку лицензии в вашей компании. 2. Договор - выберите договор из списка, по которому будет осуществлена оплата. 3. Дата начала - укажите дату, с которой начинается отсчёт до конца месяца, в течение которого будет произведен платёж. 4. До конца месяца - данное поле высчитывается автоматически, исходя из выбранного месяца в поле Дата начала. Например, если в поле Дата начала вы указали 05.11.25, то в текущем поле автоматически установится дата 11.12.25. Это значит, что сумма лицензий будет высчитываться из оставшихся дней от даты начала до даты конца выбранного вами месяца. Нажимая на кнопку «Добавить ещё», вы можете купить лицензии на следующие месяцы. Проверьте введенные данные и нажмите на кнопку «Купить». Частые вопросы (FAQ) В: как выбрать правильный способ пополнения баланса? О: выберите тот способ, который вам наиболее удобен. Payme и Payze предлагают разные комиссии и способы оплаты. В: что делать, если сумма пополнения некорректна? О: проверьте введённую сумму и при необходимости уточните её в вашей финансовой документации. В: как узнать, что покупка лицензии прошла успешно? О: после оформления покупки система автоматически подтвердит ваш заказ и произведет списание средств. Полезные советы Совет 1: обратите внимание на комиссию при выборе метода оплаты — она может варьироваться в зависимости от платёжной системы. Совет 2: регулярно проверяйте баланс и планируйте покупку лицензии заранее, чтобы избежать перерывов в работе системы. Совет 3: используйте систему для мониторинга всех платёжных операций, для того чтобы не пропустить важные транзакции. Совет от Smartup чтобы всегда быть уверенным в стабильности работы системы, регулярно пополняйте баланс и следите за актуальностью данных по лицензионным периодам. Убедитесь, что лицензии куплены заблаговременно для предотвращения сбоев в работе.

Обновлено May 08, 2025

Для чего нужен фильтр «Другие лицензии»?

Фильтр «Другие лицензии» нужен для удобства прикрепления пользователей к существующим лицензиям. Когда вы приобрели новую лицензию, необходимо переназначить пользователей с истекающей или старой лицензии на новую. Фильтр позволяет быстро отфильтровать пользователей по старой лицензии, что упрощает и ускоряет процесс прикрепления пользователей к новой лицензии. Этот фильтр полезен, когда: - У вас есть несколько лицензий с разными сроками действия. - Вам нужно прикрепить пользователей с одной лицензии на другую. - Процесс переноса пользователей между лицензиями должен быть быстрым и точным. Таким образом, фильтр позволяет сэкономить время и избежать ошибок при распределении пользователей между лицензиями. Первым делом разберёмся, где находится данный фильтр. Шаг 1: Доступ к фильтру 1. Нажмите на «Главное». 2. Перейдите в форму «Лицензии». - Данный функционал доступен только на уровне Администрирования. Шаг 2: Открытие доступных лицензий 1. Далее, выберите пункт «Лицензии» в разделе «Лицензии и документы». 2. Выберите одну из доступных лицензий и нажмите на кнопку «Прикрепить пользователей». Шаг 3: Переход к фильтру «Другие лицензии» 1. Перейдите в пункт «Доступные». 2. В этом разделе есть фильтр «Другие лицензии». Для чего нужен данный фильтр? Текущий фильтр предназначен для удобства прикрепления пользователей к существующим лицензиям. Как это работает: 1. Откройте общий список лицензий, которые находятся в «Лицензии и документы» → «Лицензии». Допустим, у вас есть лицензия, срок действия которой истекает 30 сентября, и вы приобрели новую лицензию, которая будет действовать до 31 октября. После приобретения новой лицензии вам нужно будет прикрепить к ней пользователей с предыдущей лицензии. 1. Нажмите на новую лицензию и выберите кнопку «Прикрепить пользователей», затем перейдите в раздел «Доступные». 2. В фильтре «Другие лицензии» выберите старую лицензию. Система отфильтрует пользователей по выбранной лицензии, и вы сможете прикрепить их к новой лицензии. Частые вопросы (FAQ) В: что делать, если я не могу найти старую лицензию в фильтре «Другие лицензии»? О: убедитесь, что старую лицензию правильно зарегистрировали в системе, и она не была удалена. В: могу ли я прикрепить пользователей к лицензии без использования фильтра «Другие лицензии»? О: да, но использование этого фильтра упрощает процесс, позволяя быстро найти нужную лицензию и пользователей, привязанных к ней. Полезные советы Совет 1: используйте фильтр «Другие лицензии» для быстрого поиска и упрощения и ускорения работы. Совет 2: регулярно проверяйте актуальность данных о лицензиях, чтобы избежать ошибок при прикреплении пользователей. Совет 3: если у вас большое количество пользователей, создайте отдельные группы по лицензиям для удобства их управления. Совет от Smartup использование фильтра «Другие лицензии» поможет значительно ускорить процесс прикрепления пользователей, особенно при частых обновлениях лицензий. Это важный шаг для упрощения работы с системой.

Обновлено May 08, 2025

Основные настройки системы

Что такое основные настройки системы? Основные настройки системы — это ключевая роль в адаптации системы для соответствия требованиям организации и специфическим бизнес-процессам. Данные настройки позволяют администраторам настраивать систему таким образом, чтобы она наилучшим образом соответствовала целям организации. Для чего используются основные настройки системы? • Обеспечение гибкости и адаптивности системы для нужд бизнеса. • Определение методов работы с товарно-материальными ценностями (ТМЦ). • Настройка ключевых показателей эффективности (КПЭ). • Интеграция с внешними сервисами для оптимизации бизнес-процессов. • Контроль и настройка работы с отчётностью и документацией. Уровни работы с основными настройками. В системе предусмотрены два уровня работы с основными настройками: Уровень Администрирования • Настройка глобальных параметров системы, которые применяются ко всем организациям. • Управление методами списания ТМЦ. • Интеграция с внешними системами. • Настройка рабочих территорий и рабочих дней. Уровень Организации • Адаптация настроек под конкретные требования организации. • Работа с локальными параметрами и интеграциями. • Настройка работы с электронными счёт-фактурами и другими внешними сервисами. Пошаговая инструкция по настройке системы Шаг 1: Вход в настройки системы 1. Перейдите на уровень «Администрирование». 2. Нажмите на «Главное». 3. Выберите подраздел «Основные настройки». Шаг 2: Настройки на уровне Администрирования 1. В разделе «Списание ТМЦ» – методы списания (FIFO, LIFO, FEFO, AVECO) 2. В разделе «Метод оценки ТМЦ» – методика оприходования (FIFO, LIFO, FEFO, AVECO) 3. В разделе «Общие настройки» – указываются рабочую территорию и количество рабочих дней в неделю, период отслеживания пользователей с помощью GPS. 4. КПЭ – ключевые показатели эффективности по характеристикам ТМЦ или клиентов. Выбранные характеристики будут использоваться при установке КПЭ по характеристике ТМЦ или по характеристике клиентов. - Местоположение – координаты расположения компании. - Настройки счёт-фактур: - Интеграция с системой фактуры, выбор наименования единиц измерения ТМЦ. - Настройки отправки данных на e-Factura. - ИД льготы по характеристикам. Шаг 3: Настройки на уровне организации На уровне отдельной организации предусмотрены следующие настройки: - Поиск по локальному коду ТМЦ – возможность поиска ТМЦ по локальному коду установленном для организации. - **Настройки **faktura.uz – включение механизма интеграции с faktura.uz и выбор пользователя для работы с этой системой. - Настройки счёт-фактур – выбор типа счёт-фактуры (стандарт или фарм), настройка Client ID и Client Secret. - Настройки сервиса автоматической подписи счёт-фактур – указание хоста, Client ID и Client Secret для автоматической подписи счёт-фактур. - Настройки автоматической подписи – сохранение электронной цифровой подписи. - Настройки Tinda (Arca) – настройки для авторизации онлайн кассы Arca, включая хост, пользователя и пароль. ·        Отправить продукты с нулевой суммой – тумблер для включения или отключения отправки промо-товаров и акционных товаров. - Настройки номера телефона – установка кода страны для организации. - Настройки маркировки – авторизация в системе aslbelgisi, включая токен для ИЗКМ и идентификационный номер участника оборота (OMS ID). После заполнения данных генерируется токен для работы с ИЗКМ. Шаг 4: Сохранение настроек 1. Проверьте все внесенные настройки. 2. Нажмите кнопку «Сохранить». Полезные советы Совет 1 регулярно проверяйте настройки на уровне администрирования и организации, чтобы гарантировать их актуальность. Совет 2 используйте автоматическую подпись для повышения безопасности и ускорения работы с документацией. Совет 3 интегрируйте систему с внешними сервисами для упрощения работы с налоговыми документами и отчётностью. Частые вопросы (FAQ) В: могу ли я изменять настройки на уровне организации? О: да, настройки на уровне организации могут быть изменены и действуют только в рамках этой организации. В: как часто нужно обновлять настройки системы? О: настройки системы следует проверять и обновлять в зависимости от изменений в бизнес-процессах или внешних требованиях. Совет от Smartup настройки системы — это основа эффективной работы вашего бизнеса. Убедитесь, что они соответствуют требованиям вашей организации и позволяют эффективно управлять процессами.

Обновлено May 08, 2025

Как настроить рабочий график сотрудников?

Настройка рабочего графика — ключ к эффективному распределению рабочего времени сотрудников вашей организации. С её помощью можно грамотно планировать нагрузку, например, для торговых представителей, оптимально распределяя их визиты по торговым точкам в течение недели. Это позволяет повысить производительность, избежать перегрузок и максимально использовать потенциал каждого сотрудника. Для чего используется настройка рабочего графика? • Оптимизация распределения рабочего времени сотрудников. • Повышение производительности. • Снижение количества перегрузок и улучшение психоэмоционального состояния работников. • Планирование и контроль посещений торговых точек. • Увеличение эффективности работы команды. Уровни настройки рабочего графика В системе предусмотрены два уровня настройки рабочего графика: 1. Уровень Администрирования • Создание базовых шаблонов графиков • Настройка общих параметров • Управление рабочими днями и часами • Определение периода отслеживания 2. Уровень Организации • Применение графиков к конкретным сотрудникам График рабочих дней настраивается глобально для всей организации. • Настройка индивидуальных рабочих дней и времени График рабочих дней настраивается глобально для всей организации. • Контроль за выполнением графиков. • Анализ эффективности распределения рабочего времени. Пошаговая инструкция по настройке рабочего графика Шаг 1: Вход в модуль 1. Нажмите на «Главное». 2. Перейдите в раздел «Настройки системы». 3. Выберите подраздел «Основное» → «Общие настройки». Шаг 2: Настройка рабочего графика 1. В разделе «Общие настройки» нажмите «Редактировать настройки». 2. В появившейся форме заполните: • Количество рабочих дней в неделю • Период отслеживания пользователей на карте (начало и конец рабочего дня) Шаг 3: Сохранение и активация 1. Проверьте все настройки. 2. Нажмите на кнопку «Сохранить». Полезные советы Совет 1: регулярно пересматривайте графики сотрудников для предотвращения перегрузок и улучшения работы. Совет 2: используйте разные графики для различных типов сотрудников и организаций. Совет 3: настройте уведомления для отслеживания отклонений от рабочего графика. Частые вопросы (FAQ) В: можно ли использовать один график для нескольких сотрудников? О: да, через общие настройки. В: можно отслеживать начало и конец рабочего дня? О: да. Эта настройка производится через настройку рабочего графика. Совет от Smartup: рабочий график — это не просто расписание, а инструмент стратегического управления временем. Регулярно анализируйте и корректируйте графики, учитывая реальные нагрузки, особенности задач и особенности организации. Эффективно настроенный график помогает повысить продуктивность.

Обновлено May 08, 2025

Настройки для складских операций

Настройки для склада играют ключевую роль в улучшении точности данных и соблюдении нормативных требований, что в свою очередь способствует повышению эффективности операционной деятельности компании. Внедрение этих настроек помогает снизить количество ошибок при закупке товаров, оптимизируя процесс учета и управления складскими запасами. Шаг 1. Переход в форму 1.     Форма находится в «Главное». 2.     После нажатия на главное, кликните на раздел «Дополнительное». 3.     В открывшемся окне нажмите на «Склад». Складские настройки • Обязательный ввод номера карточки – эта настройка требует от пользователей вводить номер карточки ТМЦ при её закупке. Номер карточки — уникальный идентификатор, который позволяет точно отслеживать и управлять складскими запасами. Это способствует более организованному учёту и упрощает процессы инвентаризации и контроля за запасами. • Обязательный ввод срока годности – эта настройка делает обязательным указание срока годности ТМЦ при их закупке. Ввод срока годности особенно важен для товаров с ограниченным сроком хранения, таких как продукты питания, химические вещества, медицинские препараты и другие. Обязательное указание срока годности помогает избежать проблем, связанных с истечением срока хранения товаров, и поддерживает высокое качество продукции. Полезные советы Совет 1: регулярно проверяйте точность введённых данных по карточкам ТМЦ и срокам годности. Это поможет избежать ошибок и упрощает процессы инвентаризации. Совет 2: обновляйте информацию о товарах с истекающим сроком годности и проверяйте их наличие на складе. Это поможет вам избежать излишков и недостач, а также улучшит управление запасами, минимизируя потери. Совет 3: для товаров с ограниченным сроком хранения, особенно для продуктов питания, регулярно проводите ревизии запасов. Частые вопросы (FAQ) В: нужно ли указывать номер карточки ТМЦ при каждом поступлении товара? О: да, при настройке обаятельного ввода карточки, номер карточки ТМЦ требуется для каждого товара при его закупке, чтобы обеспечить точный учёт и контроль за запасами. В: можно ли использовать эти настройки для нескольких складов одновременно? О: да, настройки применяются ко всем складам, но могут быть адаптированы для каждого склада в зависимости от его специфики и потребностей. Совет от Smartup настройки для склада — это не только система учёта, а самая настоящая основа для оптимизации всех процессов работы с товарами. Убедитесь, что ваши данные точны и актуальны для повышения эффективности и снижения риска ошибок.

Обновлено May 08, 2025

Настройки для межорганизационных перемещений

Межорганизационные перемещения — это процесс переноса товарно-материальных ценностей (ТМЦ) между подразделениями или организациями внутри одной компании, а также между дилерами, которые работают в рамках одной компании в системе Smartup. Эта настройка позволяет обеспечить высокую финансовую дисциплину и точность при проведении операций, связанных с перемещением ТМЦ. Для чего нужна настройка межорганизационных перемещений? ·        Обеспечение точности и прозрачности операций по передаче ТМЦ между подразделениями. ·        Контроль за перемещением товарно-материальных ценностей внутри организации. ·        Минимизация ошибок в учёте товаров, особенно при их передаче между различными организациями или складами. ·        Повышение уровня финансовой дисциплины, что помогает избежать недоразумений и разногласий между подразделениями. Настройки межорганизационных перемещений дают возможность наладить чёткое взаимодействие между различными частями компании, улучшить учёт и снизить риски ошибок в операциях. Где найти модуль? • Форма находится в «Главное» в разделе «Дополнительное». • В открывшемся блоке нужно выбрать «Межорганизационные перемещения». Основные настройки • Включить политику проверки предоплаты – настройка активирует проверку наличия предоплаты у юридического лица, к которому направляются ТМЦ. • Статус проверки предоплаты – указывает, при каком статусе перемещения следует проводить проверку. • Процент предоплаты в перемещении – определяет, какая часть стоимости перемещения должна быть покрыта предоплатой. Автоматическое изменение состояния перемещения – позволяет автоматически изменять статус перемещения при выполнении определенных условий. • Со статуса перемещения – определяет начальный статус, с которого начнётся изменение. • На статус перемещения – указывает конечный статус, на который должно быть изменено состояние. • По истечении (дней) – устанавливает временной промежуток, по истечении которого произойдет изменение статуса. • Проверка баланса – проводит проверку финансового баланса организации, к которой направляются ТМЦ. Если средств недостаточно для выполнения операции, статус перемещения может быть изменен. • С наличием забронированных средств – учитывает в балансе забронированную предоплату. • Разрешить нагрузку – позволяет применять функцию нагрузки для документов межорганизационных перемещений. Пошаговая инструкция по настройке межорганизационных перемещений Шаг 1: Вход в модуль 1. Нажмите на «Главное». 2. Перейдите в раздел «Дополнительное». 3. Выберите подраздел «Межорганизационные перемещения» Шаг 2: Включение политики проверки предоплаты 1. В разделе «Основные настройки» активируйте опцию «Включить политику проверки предоплаты». 2. Укажите статус проверки предоплаты. 3. Задайте процент предоплаты для перемещения. Шаг 3: Настройка автоматического изменения состояния 1. Включите опцию «Автоматическое изменение состояния перемещения» 2. Укажите начальный и конечный статусы перемещения. 3. Установите временной промежуток для изменения статуса. 4. Настройте параметры проверки баланса и забронированных средств. Шаг 4: Сохранение и активация 1. Проверьте все настройки. 2. Нажмите кнопку «Сохранить. Частые вопросы (FAQ) В: что делать, если в организации нет предоплаты для выполнения? межорганизационного перемещения? О: В этом случае настройка «Проверка баланса» изменит статус перемещения, если средств недостаточно для выполнения операции. В: можно ли настроить систему так, чтобы статус перемещения автоматически изменялся по истечению определённого времени? О: да, настройка «По истечении (дней)» позволяет автоматически изменить статус перемещения по истечению установленного периода. Полезные советы Совет 1: регулярно проверяйте настройки политики предоплаты для оптимизации денежных потоков внутри организации. Совет 2: используйте автоматическое изменение статуса перемещения для ускорения обработки транзакций и минимизации ошибок. Совет 3: регулярно проводите аудит межорганизационных перемещений для проверки корректности настроек и соблюдения финансовой дисциплины. Это поможет выявить возможные ошибки и улучшить процессы управления товарно-материальными ценностями. Совет от Smartup межорганизационные перемещения — это важная часть логистических процессов компании. Обеспечьте точность и контроль за каждым этапом перемещения товаров, чтобы избежать финансовых потерь и улучшить внутреннюю операционную эффективность.

Обновлено May 08, 2025

Настройки производства

Настройки производства позволяют эффективно управлять процессами на производстве, гарантируя соблюдение всех установленных процедур и стандартов. Зачем они нужны: Эти настройки необходимы для обеспечения системного подхода к производственному процессу, снижения риска ошибок и повышения качества продукции. Они позволяют контролировать соблюдение стандартов на каждом этапе производства. Настройки производства помогают: - Обеспечить бесперебойную работу производственных линий. - Поддерживать высокие стандарты качества продукции. - Уменьшить количество ошибок и дефектов на всех стадиях производства. - Оптимизировать производственные процессы и повышать общую эффективность работы. Пошаговая инструкция по настройке производства Шаг 1: Вход в модуль 1. Нажмите на «Главное». 2. Перейдите в раздел «Дополнительное». 3. Выберите подраздел «Производство». Шаг 2: Настройка «Строго соблюдать спецификацию» 1. Активируйте настройку «Строго соблюдать спецификацию». 2. При активации система гарантирует строгое следование выбранной технологической карте, исключая возможность изменения инструкций спецификации. 3. Изменения данных об исходных материалах и готовой продукции становятся невозможными в процессе производства. Основные настройки производства 1. Строго соблюдать спецификацию При активации данной настройки система гарантирует, что производственный процесс будет строго следовать технологической карте, исключая любые изменения данных по исходным материалам и готовой продукции. Частые вопросы (FAQ) В: что произойдёт, если изменить технологическую карту? О: при активированной настройке изменения в технологической карте невозможны, чтобы обеспечить точное выполнение всех этапов производства. В: могу ли я изменить данные по готовой продукции? О: нет, при активации данной настройки изменения данных о готовой продукции становятся невозможными. Полезные советы Совет 1: регулярно проверяйте настройки производства для минимизации ошибок и улучшения качества продукции. Совет 2: используйте настройку «Строго соблюдать спецификацию» для повышения точности выполнения операций и контроля за производственными процессами. Совет 3: убедитесь, что все сотрудники ознакомлены с процедурой использования технологических карт для обеспечения единого подхода в производственном процессе. Совет от Smartup настройки производства — ключ к качеству. Они помогают вашему бизнесу работать плавно и без сбоев, соблюдая все стандарты и минимизируя ошибки.

Обновлено May 08, 2025

Настройки мерчандайзинга

Настройки мерчандайзинга Настройки мерчандайзинга важны для управления и продвижения товаров в торговых точках. Они помогают оптимизировать процессы, улучшить взаимодействие с клиентами и повысить продажи. Настройки мерчандайзинга разделяются на два уровня: администрирования и организации, что позволяет настраивать процессы на разных этапах. Зачем они нужны: Настройки мерчандайзинга необходимы для: - Оптимизации представления товаров в торговых точках. - Улучшения взаимодействия с клиентами. - Увеличения продаж через правильное размещение и продвижение товаров. - Обеспечения соблюдения стандартов визуального мерчандайзинга. - Анализа эффективности мерчандайзинга в различных точках продаж. Настройка Мерчендайзинга на уровне Администрирования 1. Форма находится в «Главное» → «Дополнительное». 2. В открывшемся окне необходимо выбрать «Мерчендайзинг». Ассортимент (MML) - Характеристика клиента – определяет, какие сегменты клиентов будут использоваться для настроек мерчандайзинга. - Мотивационные сообщения – позволяют настроить тексты уведомлений, которые отправляются мерчандайзерам для мотивации. Настройки предусматривают ввод сообщений как на русском, так и на английском языках. Настройки на уровне Организации Ассортимент (MML) - Обязательно соблюдать MML в заказе – требует от торговых представителей включения в заказ продукции, соответствующей минимальному товарному ассортименту (MML). Это способствует соблюдению стандартов ассортимента и продвижению ключевых товаров. - Обязательно снимать остатки по MML – обязывает мерчандайзеров или других ответственных лиц проводить учёт остатков по товарам MML во время визитов в торговые точки. - Автозаполнение присутствия товара на точке – включает функцию автоматического заполнения данных о наличии товара в мобильном приложении, упрощая работу мерчандайзерам. Частые вопросы (FAQ) В: нужно ли вручную добавлять товары в заказ по MML? О: нет, система требует от торговых представителей включения только тех товаров, которые соответствуют минимальному ассортименту, что упрощает процесс оформления заказа. В: как отслеживать остатки товаров по MML? О: мерчандайзеры должны снимать остатки на точке с помощью мобильного приложения, что помогает поддерживать актуальную информацию о наличии товаров. Полезные советы Совет 1: регулярно обновляйте мотивационные сообщения для мерчандайзеров, чтобы поддерживать их заинтересованность и эффективность. Совет 2: регулярно пересматривайте стратегию мерчандайзинга, чтобы она соответствовала текущим трендам и потребностям клиентов. Адаптация — ключ к успешным продажам Совет 3: следите за соблюдением стандартов MML на всех этапах, чтобы гарантировать наличие ключевых товаров в каждом заказе. Совет от Smartup используйте аналитику для постоянного мониторинга эффективности мерчандайзинга. Это поможет выявить самые успешные решения и быстро адаптировать стратегию под изменяющиеся условия.

Обновлено May 08, 2025

Как запретить транзакции?

Что такое ограничение на проведение транзакций? Настройка ограничений на проведение транзакций в системе является важным инструментом для обеспечения контроля и безопасности финансовых операций. Это позволяет предприятиям снизить операционные риски и улучшить соблюдение политик и процедур, связанных с финансовым учётом и отчётностью. Установка ограничений на проведение транзакций в системе представляет собой ключевой механизм управления финансовыми операциями. Для чего используется ограничение? • Обеспечить контроль над соблюдением регламентов и должностных полномочий при совершении транзакций. • Снизить уровень операционных рисков, связанных с ошибками, неправомерными действиями и несоблюдением процедур. • Повысить прозрачность и подотчётность финансовой деятельности. • Содействовать соблюдению внутренних политик и нормативных требований, в том числе в части бухгалтерского учёта и внутреннего контроля. • Упростить процессы аудита и финансовой отчётности за счёт стандартизации операций. Такие меры способствуют укреплению финансовой дисциплины и устойчивости бизнес-процессов. Уровни работы с ограничениями В системе предусмотрены два типа ограничений: 1. Ограничения по дате Ограничение позволяет запретить проведение транзакций на определённую дату. Эта функция используется для предотвращения бухгалтерских ошибок в конце отчётного периода или в дни, когда проводятся финансовые аудиты. 2. Ограничения по дням Это ограничение определяет, на сколько дней назад от текущей даты разрешено проводить транзакции. Например: • Значение 1 — разрешены транзакции только за текущую дату. • Значение 2 — разрешены транзакции за текущую и предыдущую дату. Это предотвращает возможность изменения финансовых записей за прошлые периоды. Пошаговая инструкция по установке ограничений Шаг 1: Вход в раздел настроек 1. Нажмите на «Главное». 2. Выберите «Настройки системы» в открывшемся окне. 3. Кликните на «Ограничения». Исключения для пользователей В настройки можно внести исключения, указав, для каких пользователей данные ограничения не будут действовать. Это позволяет сохранять гибкость при строгом контроле транзакций. Полезные советы Совет 1: устанавливайте ограничения по датам в периодах отчётности или аудита, чтобы минимизировать риск ошибок. Совет 2: используйте исключения для ключевых сотрудников, чтобы обеспечить непрерывность операций. Совет 3: регулярно пересматривайте настройки ограничений для соответствия текущим бизнес-процессам. Частые вопросы (FAQ) В: можно ли временно отключить ограничение по дням? О: да, достаточно изменить значение в настройках на нужное количество дней. В: Кто может редактировать ограничения? О: только пользователи с соответствующими правами доступа в системе. В: Ограничения применяются ко всем пользователям? О: нет, в системе можно настроить индивидуальные исключения для определённых сотрудников. Совет от Smartup ограничения — это не просто барьеры, а способ выстроить систему, где каждая транзакция соответствует внутренней политике компании. Используйте этот инструмент и улучшайте свой бизнес-процессы.

Обновлено May 08, 2025

Настройки служб доставки

Это настройка по обмену данными о заказах с интернет-магазинов Яндекс Еда и Uzum Tezkor. То есть, заказы будут выгружаться с данных маркетплейсов. Шаг 1: Нажмите на «Главное» → «Настройки системы». Настройки заказов Yandex 1. Рабочая зона по умолчанию для Yandex – указывается рабочая зона, которая будет использоваться для всех заказов от Yandex. Все склады, прикрепленные к этой рабочей зоне, будут представлены как отдельные магазины в системе Yandex. 2. Штат по умолчанию для Yandex – определяет штат, который будет использоваться для обработки заказов от Yandex. Заказы будут создаваться от имени выбранного пользователя из этого штата. 3. Тип оплаты по умолчанию для Yandex – устанавливает тип цены, который будет применяться для расчёта стоимости заказов, поступающих от Yandex. 4. Клиент по умолчанию для Yandex – задаёт клиента по умолчанию для всех заказов, поступающих от Yandex Delivery. 5. Характеристика ТМЦ по умолчанию для Yandex – задаёт характеристику товарно-материальных ценностей (ТМЦ), которая будет применяться для товаров в заказах от Yandex. Настройки заказов от Uzum Tezkor 1. Рабочая зона по умолчанию для Uzum Tezkor – определяет рабочую зону для заказов от Uzum Tezkor. Все прикреплённые склады будут выступать как отдельные магазины. 2. Штат по умолчанию для Uzum Tezkor – устанавливает штат, от имени которого будут создаваться заказы от Uzum Tezkor. 3. Тип цены по умолчанию для Uzum Tezkor – задаёт тип цены, который будет использоваться для заказов от Uzum Tezkor. 4. Клиент по умолчанию для Uzum Tezkor – устанавливает клиента, который будет автоматически применяться для заказов, поступающих через Uzum Tezkor. 5. Характеристика ТМЦ по умолчанию для Uzum Tezkor – устанавливает характеристику ТМЦ, которая будет применяться для товаров в заказах от Uzum Tezkor. Частые вопросы (FAQ) В: могу ли я изменить настройки после того, как они были настроены? О: да, настройки можно изменить в любой момент через раздел «Настройки системы». Полезные советы Совет 1: регулярно проверяйте актуальность информации о рабочих зонах и штатах для каждой службы доставки. Совет 2: используйте автоматическое отслеживание статусов доставки для более оперативного реагирования на запросы клиентов. Совет 3: рекомендуем настроить несколько типов цен для различных служб доставки, так вы сможете гибко управлять затратами на логистику. Совет от Smartup интеграция с доставкой — это не только удобство для ваших сотрудников, но и возможность повысить скорость обработки заказов, улучшить клиентский сервис и сократить операционные затраты. Убедитесь, что интеграция настроена корректно, чтобы использовать все преимущества автоматизации.

Обновлено May 08, 2025

Аудит системы (История изменений)

Что такое история изменений? История изменений — это инструмент, который позволяет контролировать и обеспечивать безопасность данных в организации. Он предоставляет детализированную информацию о всех изменениях, внесенных в систему, включая действия пользователей. Этот инструмент играет ключевую роль в отслеживании операций, обеспечивая полную прозрачность всех действий и изменений в системе. Что это даёт: • Контроль за действиями пользователей — помогает отслеживать, кто и какие изменения вносил в систему. • Обеспечение безопасности данных — позволяет выявлять несанкционированные или ошибочные изменения, повышая уровень защиты информации. • Прозрачность операций — даёт возможность анализировать историю изменений и гарантировать, что все операции были выполнены правильно и в соответствии с регламентом. • Управление данными — облегчает процесс восстановления данных в случае ошибок или конфликтных ситуаций. Как получить доступ к истории изменений? 1. Нажмите на «Главное». 2. Далее на «История изменений». Основные элементы аудита 1. Дата изменения — показывает, когда было совершено изменение. 2. Пользователь — идентифицирует пользователя, который внёс изменение. 3. Тип события — определяет характер действия: изменение, добавление или удаление. 4. ИД истории изменений — уникальный идентификатор записи изменения. 5. Ключевое поле — указывает на поле в таблице, где произошло изменение. 6. Форма — указывает на форму в системе, где произошли изменения. Фильтрация записей Для поиска конкретной записи аудита доступны фильтры, в которых можно указать вышеперечисленные элементы аудита для поиска конкретных записей. Продвинутые параметры фильтрации Для доступа к продвинутым настройкам фильтрации нужно нажать на кнопку «Параметры». Она открывает модальное окно с дополнительными опциями фильтрации. 1. Документ — фильтр по типу документа. Например, заказы. 2. Дата начала и Дата окончания — установка временного диапазона, внутри которого будет происходить поиск записей аудита. 3. Разница в днях между датой изменения и датой доставки — помогает выявить записи, где дата доставки была изменена на указанное количество дней. 4. Поля — фильтр по конкретным полям документа. Фильтрация отображает результаты только при изменениях во всех выбранных полях. После установки параметров нажмите на кнопку «Выбрать», чтобы применить фильтр и увидеть результаты. Просмотр подробной информации об изменениях Для получения более детальной информации о конкретных изменениях выберите запись и нажмите на кнопку «Детали». После нажатия вас перенаправит на страницу с детальной информацией о изменениях, включая старые и новые значения изменённых полей. Полезные советы Совет 1: регулярно проверяйте историю изменений для мониторинга действий сотрудников и защиты данных. Совет 2: используйте фильтрацию для быстрого поиска изменений по нужным параметрам. Совет 3: применяйте продвинутую фильтрацию для более точного анализа изменений в документе. Частые вопросы (FAQ) В: можно ли увидеть все изменения, которые были сделаны системой за определённый период? О: да, для этого нужно настроить фильтр по дате начала и окончания. В: как получить доступ к детальной информации о конкретном изменении? О: выберите нужную запись в истории изменений и нажмите кнопку «Детали», чтобы увидеть подробную информацию. Совет от Smartup история изменений — это важный инструмент для мониторинга безопасности и управления данными. Регулярно отслеживайте и анализируйте изменения, чтобы улучшить процессы и снизить риски для бизнеса.

Обновлено May 08, 2025

Настройки интеграции со сторонним ПО

Что это такое? Настройки интеграции со сторонним программным обеспечением предназначены для настройки взаимодействий API с внешними системами. Эти настройки позволяют контролировать обмен данными между Smartup и другими системами, обеспечивая бесперебойную передачу информации. Что это даёт: • Автоматизация процессов — интеграция с внешними системами помогает автоматизировать обмен данными, снижая вероятность ошибок и ускоряя обработку информации. • Гибкость взаимодействия — возможность настроить передачу данных в различных форматах и режимах, обеспечивая адаптивность к требованиям сторонних систем. • Оптимизация бизнес-процессов — позволяет быстро обмениваться данными с бухгалтерскими, складскими или другими внешними системами, улучшая координацию работы. • Контроль обмена данными — предоставляет инструменты для мониторинга и управления обменом данными, что помогает минимизировать ошибки и задержки. Как настроить интеграцию со сторонним ПО? 1. Откройте «Главное». 2. Перейдите в раздел «Настройки интеграции со сторонними ПО». Общие настройки - Использует код — позволяет выбрать, какой код использовать в качестве идентификатора в API — глобальный или локальный код. Это определяет, как система будет идентифицировать элементы в запросах и ответах API. Настройки для различных методов API Заказ - Статус заказа — можно указать, какие статусы заказов нужно выгружать через API. - Проверка на дубликат — включение этой настройки позволяет системе проверять документы заказа на дублирование. Возможные сценарии взаимодействия с дубликатами: • Выдать ошибку — система возвращает ошибку, если найден дубликат. • Обновить — система обновляет существующий документ согласно новым данным. • Пропустить дубликат — система добавляет только новые документы, игнорируя дубликаты. Справочник - Выгружать данные без кодов — при включении система будет выгружать данные о ТМЦ, которые не имеют идентификационного кода, через API. Это полезно для интеграции с системами, которые не требуют строгой идентификации каждого элемента. Остальные методы - Проверка дубликата — действует по аналогии с настройками для заказа, позволяя управлять обработкой дубликатов в различных типах документов: возврат заказа, поступление на склад, внутреннее перемещение, закупка, возврат поставщику, инвентаризация, списание, оплата от клиента, кассовые и банковские документы. Полезные советы • Регулярно проверяйте настройки интеграции, чтобы убедиться, что обмен данными происходит корректно и без ошибок. • Используйте проверку на дубликаты, чтобы избежать несоответствий данных при обмене с другими системами. • Настройте выгрузку данных без кодов для систем, которые не требуют идентификации каждого элемента. Частые вопросы (FAQ) В: как выбрать, какой код использовать в API: глобальный или локальный? О: выбор зависит от потребностей вашей системы и требований интегрируемых сторонних сервисов. Глобальный код лучше использовать, если необходимо универсальное взаимодействие между системами, а локальный — если нужно учитывать особенности конкретных торговых точек. В: как часто обновляются данные при интеграции? О: обновления происходят в реальном времени при использовании API, но могут быть настроены с определенной периодичностью в зависимости от настроек интеграции. Совет от Smartup: интеграция с внешними системами помогает значительно упростить процессы обмена данными, улучшая эффективность бизнеса. Не забывайте проверять настройки и регулярно обновлять их, чтобы избежать ошибок.

Обновлено May 08, 2025

Как используется настройка Рекомендованный заказ?

Что такое Рекомендованный заказ? Функция «Рекомендованный заказ» представляет собой алгоритм автоматической рекомендации заказа, который вычисляет, сколько ТМЦ продать в торговую точку при конкретном визите. Для чего используется Рекомендованный заказ? ·        Прогнозирование оптимального количества ТМЦ для заказа в торговую точку. ·        Предотвращение ситуации недостатка товара или переизбытка остатков. ·        Автоматизация процесса формирования заказов. ·        Повышение эффективности работы торговых представителей. Как это работает на практике? Торговый представитель совершает визиты в торговую точку с определенной периодичностью, каждый раз снимая остатки по ТМЦ. Зная основные параметры (остатки ТМЦ, количество дней между визитами) система сможет спрогнозировать оптимальное количество ТМЦ, которое необходимо продать в торговую точку. Имейте ввиду! Чтобы алгоритм работал, необходимо, чтобы в систему была внесена история продаж по торговой точке. Как настроить алгоритм? 1. Настраивается автоматический расчёт рекомендованного заказа в разделе «Главное». 2. Далее перейдите в «Настройки системы». 3. Здесь выберете «Заказ». Чтобы алгоритм работал, переключите положение курсора на значение «Да». Для расчета вам нужно указать: 1. Метод подсчёта рекомендованного заказа: • По ТМЦ, для которого будет высчитываться нужное количество заказа. • По характеристике ТМЦ, для подтипов которых будет также высчитываться нужное количество. • Коэффициент (%). По умолчанию этот показатель равен 15%. • Число дней, которые учитываются при прогнозе заказов. По умолчанию этот показатель равен 30 дням. • Число дней, на которые должно хватить прогнозируемого заказа. По умолчанию этот показатель равен 7 дням. Вы можете изменить каждый из этих показателей на более подходящий вам. За что отвечают эти показатели: ·        Коэффициент (%) — процентный показатель, исходя из которого алгоритм прибавляет к рассчитанному количеству ТМЦ еще некоторое количество, что позволяет уменьшить факторы риска при расчете. ·        Число дней, которые учитываются при прогнозе заказов — количество дней, которое система будет учитывать при расчете прогнозных показателей. ·        Число дней, на которые должно хватить прогнозируемого заказа — это количество дней от сегодняшней даты до следующего визита. Как производится автоматический расчёт рекомендованного количества ТМЦ к заказу? Алгоритм рассчитывается по специальной формуле: recom_quant = (recom_data - visit_stock_quant) × recom_day × (recom_coef + 100)/(100 × look_up_day) - visit_stock_quant Понятия, использующиеся в формуле: - recom_quant — рекомендованное количество ТМЦ к заказу, то есть именно тот показатель, который необходимо рассчитать. - recom_data — рекомендованные данные, то есть сумма количества начального остатка ТМЦ в торговой точке и реализованного ТМЦ в данной торговой точке. - visit_stock_quant — остаток ТМЦ в торговой точке на момент визита. - recom_day — рекомендованный день совершения визита в торговую точку, этот параметр определяется системой. - recom_coef — рекомендованный коэффициент, он определяется системой. - look_up_day — период отчётности об остатках. Этот параметр определяется системой. Это разность системной (сегодняшней) даты (sysdate) и фактической даты старта учёта остатков (fact_start_date). Данная формула на примере: Торговый представитель заносит в систему остатки ТМЦ в торговой точке при её посещении. Если таковых нет, значение будет равно нулю (start_stock_quant (количество начального остатка в торговой точке), (по умолчанию равен нулю). Начиная с этого дня, система начинает вести учёт по заданному в системе периоду. Если в течение данного временного отрезка торговый представитель посещал торговую точку несколько раз и также снимал остатки, система будет учитывать их, начиная с самого раннего визита. Например, если 5 дней назад, 4 дня назад и 3 дня назад stock_quant были внесены, то fact_start_date = sysdate - 5; Таким образом, формула в нашем примере будет выглядеть следующим образом: - sold_quant = 70шт. (статус архивирован, сумма значений fact_start_date и sysdate); - recom_date = start_stock_quant + sold_quant = 15+70=85; - recom_day= 7 (значение приведено для примера. Значение вводится в настройках); - visit_stock_quant = 30; - recom_coef = 20% (значение приведено для примера. Значение вводится в настройках). Как производится автоматический расчёт рекомендованного количества товара по характеристикам подтипов к заказу? Автоматический расчёт рекомендованного количества товара по характеристикам подтипов может быть высчитан в случаях: ·        Если проводился визит с вводом остатков по подтипу характеристик ТМЦ в течение последних 90 дней. В данном случае, определяются значения последнего визита и остатков по определенному подтипу характеристик ТМЦ, которые, в свою очередь, были введены (предыдущий остаток), а также определяется разница дней с момента последнего визита с остатками (продолжительность периода (в днях). Как производим расчёт? ·        Суммируем количество ТМЦ в выбранном подтипе характеристики ТМЦ в реализованных заказах с момента последнего визита до момента расчёта рекомендации (прошлый заказ). ·        При следующем визите, пользователю нужно сначала ввести текущие остатки и количество промежуточных остатков по подтипам характеристик ТМЦ, а потом приступить к оформлению заказа. ·        В настройках вводится Прогнозируемого заказа хватит на … дней (вводите своё количество дней). Эта настройка подразумевает продолжительность рекомендованного количества товара к заказу. Формула расчета: (Предыдущий остаток + Прошлый заказ + Промежуточные остатки - Текущие остатки) x продолжительность рекомендации x ((коэффициент + 100) / 100) / продолжительность периода – Текущие остатки). ·        Если не проводился визит с вводом остатков по подтипу характеристик ТМЦ в течение последних 90 дней. В данном случае, предыдущий остаток = 0. Прогноз заказов с учётом последних … дней = Продолжительность периода. Как производим расчёт? ·        Суммируем количество ТМЦ в данном подтипе характеристики ТМЦ в реализованных заказах с момента (продолжительность периода) до момента расчета рекомендации (прошлый заказ). ·        При следующем визите, пользователю нужно сначала ввести текущие остатки и количество промежуточных остатков по подтипам характеристик ТМЦ, а потом приступить к оформлению заказа. Формула расчета: (Предыдущий остаток + Прошлый заказ + Промежуточные остатки - Текущие остатки) x продолжительность рекомендации x ((коэффициент + 100) / 100) / продолжительность периода – текущие остатки. Частые вопросы (FAQ) В: что делать, если система рекомендует слишком большое количество товара? О: попробуйте изменить коэффициент расчёта или количество дней, которые система учитывает при прогнозировании. В: можно ли вручную изменить рекомендованный заказ, если алгоритм предложил неверное количество товара? О: да, вы можете вручную корректировать рекомендованное количество заказа в процессе оформления, если считаете, что предложенное количество не соответствует реальной ситуации. Полезные советы Совет 1: регулярно проверяйте и обновляйте коэффициенты расчёта, чтобы алгоритм был более точным. Совет 2: убедитесь, что в систему внесена полная история продаж, чтобы алгоритм работал корректно. Совет 3: используйте рекомендованные заказы для предотвращения дефицита или излишков товаров на складах. Совет от Smartup: рекомендованный заказ — это мощный инструмент для оптимизации запасов, но важно регулярно проверять и корректировать настройки, чтобы алгоритм точно соответствовал реальной ситуации в торговых точках. Убедитесь, что данные о продажах и остатках всегда актуальны, чтобы алгоритм мог рассчитывать наиболее точные рекомендации.

Обновлено May 08, 2025

Как добавить единицу измерения?

Что такое единица измерения? Единица измерения — это стандарт, используемый для количественного выражения характеристик товаров или услуг. В системе можно добавить различные единицы измерения для корректного учета и обработки данных по товарно-материальным ценностям (ТМЦ) и услугам. Уровень добавления единицы измерения Единицу измерения можно добавлять только на уровне Администрирования. Пошаговая инструкция по добавлению единицы измерения Шаг 1: Переход в раздел 1. Перейдите в меню «Справочники». 2. Нажмите на «ТМЦ». 3. В открывшейся форме кликните на кнопку «Единицы измерения». Шаг 2: Создание новой единицы измерения 1. Нажмите кнопку «Создать». 2. Откроется новое окно, в котором нужно будет заполнить следующие поля: - Код — можете указать код, который будет использоваться как ключ для поиска единицы измерения. Также данное поле служит ключом для идентификации единиц измерения при интеграции с внешними системами. - Название — укажите название вашей единицы измерения (это обязательное поле). - Альтернативное название — можно указать короткое название, которое будет отображаться в отчётах и в интерфейсе. - Знаков после запятой — укажите количество десятичных цифр, которые будут идти после запятой. Например, если вы указали 2, то число 6.2443 будет считаться как 6.24, и остальная часть учитываться не будет. - Статус — передвиньте тумблер в положение «Неактивный», если хотите отключить текущую единицу измерения. При статусе «Неактивный» текущая единица перестанет функционировать в системе. - Тип — выберите тип единицы измерения: - ТМЦ - Услуга Шаг 3: Сохранение После заполнения всех необходимых полей нажмите на кнопку «Сохранить». Полезные советы Совет 1: обязательно проверяйте правильность кода единицы измерения, чтобы избежать путаницы в дальнейшем. Совет 2: для удобства можно используйте короткие названия, особенно для единиц измерения, которые часто встречаются в отчётах. Совет 3: регулярно обновляйте статусы единиц измерения, для корректной работы. Частые вопросы (FAQ) В: можно ли изменить название уже добавленной единицы измерения? О: да, название можно изменить. Совет от Smartup: единицы измерения — это не только функциональная часть системы, но и важный элемент для корректного учёта. Подходите к выбору и настройке единиц ответственно.

Обновлено May 08, 2025

Как прикрепить юридическое либо физическое лицо к Организации?

Прикрепление юридического или физического лица к Организации — это процесс установления связи между клиентом (компанией или частным лицом) и конкретной организационной единицей вашей компании. Это необходимо для корректного отображения данных, работы с визитами, задачами и отчётами. Обратите внимание! Ниже процесс описан на примере прикрепления юридического лица. Для чего используется прикрепление? • Правильное распределение клиентов по организациям. • Отображение клиентов в маршрутах агентов. • Формирование задач и визитов на основе прикреплений. • Учёт активности и продаж по филиалам. • Структурирование данных для аналитики. Уровни работы с прикреплениями В системе предусмотрены следующие уровни взаимодействия: 1. Уровень Администрирования • Управление справочником юридических и физических лиц. • Контроль за корректностью прикреплений. • Настройка структуры подчиненности. 2. Уровень Организации • Прикрепление лиц к своей организации. • Просмотр и редактирование прикреплённых клиентов. • Использование данных в ежедневной работе. Пошаговая инструкция по прикреплению Шаг 1: Вход в модуль 1. Откройте главное меню. 2. Перейдите в раздел «Справочники». 3. Выберите подраздел «Юридические лица». Шаг 2: Переход к форме прикрепления 1. В открывшейся форме нажмите на стрелку рядом с кнопкой «Создать». 2. Выберите пункт «Прикрепление». Шаг 3: Прикрепление юридического лица 1. Найдите нужное юридическое лицо в списке. 2. Кликните по нему. 3. Нажмите на кнопку «Прикрепить». После этого выбранное лицо будет связано с организацией и доступно для дальнейшей работы. Полезные советы Совет 1: перед прикреплением проверьте, не прикреплено ли уже лицо к другой организации. Совет 2: используйте фильтры для быстрого поиска нужных клиентов. Совет 3: регулярно проверяйте актуальность прикреплений, чтобы избежать дублирования. Частые вопросы (FAQ) В: можно ли прикрепить одного клиента к нескольким организациям? О: нет, в системе клиент может быть прикреплён только к одной организации одновременно. В: можно ли изменить прикрепление после сохранения? О: да, вы можете отвязать клиента и прикрепить его к другой организации при необходимости. Совет от Smartup: корректное прикрепление клиентов — залог точной аналитики и эффективной работы агентов. Следите за тем, чтобы каждый клиент был прикреплён к своей организации.

Обновлено May 08, 2025

Как указать что юридическое либо физическое лицо является клиентом?

Что означает сохранение лица в качестве клиента? Функция «Сохранить в качестве клиента» позволяет указать, что юридическое или физическое лицо будет участвовать в рабочих процессах как клиент — например, участвовать в визитах, задачах или анализе. Это ключевой параметр при создании или редактировании карточки клиента. Для чего используется сохранение в качестве клиента? • Включение лица в клиентскую базу. • Возможность прикрепления к организациям. • Участие в визитах, опросах и анкетировании. • Ведение истории взаимодействий. • Формирование отчётности по клиентской активности. Уровни работы с функцией 1. Уровень Администрирования • Контроль структуры клиентской базы. • Массовое добавление или редактирование лиц. • Настройка шаблонов данных. 2. Уровень Организации • Создание и редактирование клиентов. • Определение, кто из лиц является клиентом. • Назначение на клиентов маршрутов, визитов, задач. Пошаговая инструкция по сохранению лица в качестве клиента Шаг 1: Вход в модуль 1. Перейдите в раздел «Справочники». 2. Выберете в разделе «Основное» – «Юридические лица» или «Физические лица». Шаг 2: Создание или редактирование лица 1. Нажмите на «Создать», чтобы добавить новое лицо. 2. Или выберите из списка существующее и нажмите на «Редактировать». Шаг 3: Указание, что это клиент 1. В форме заполнения найдите поле «Сохранить в качестве клиента». 2. Установите галочку. 3. Заполните остальные обязательные поля. 4. Нажмите на «Сохранить». Полезные советы Совет 1: всегда проверяйте, указан ли статус клиента — без него лицо не будет доступно в визитах. Совет 2: для массового обновления статуса используйте возможности загрузки из Excel. Совет 3: помечайте только активных клиентов, чтобы не загромождать систему лишними записями. Частые вопросы (FAQ) В: можно ли позже изменить статус «Сохранить в качестве клиента»? О: да, при редактировании карточки юридического или физического лица вы можете изменить этот параметр. В: где найти всех сохранённых клиентов? О: в разделе «Клиенты» или через фильтр в списке юридических/физических лиц. Совет от Smartup: не забывайте активировать параметр «Сохранить в качестве клиента» — иначе настройка не будет работать.

Обновлено May 28, 2025

Настройки для телеграм бота

Настройки для телеграм бота Как настроить Telegram-бот для работы с заказами? Что это такое? По запросу для компании может быть активирован Telegram-бот. Этот бот позволяет торговым точкам отправлять заказы напрямую в систему, а также предоставляет ряд дополнительных функций. Настройки используются для персонализации Telegram-бота под нужды каждой компании. Для чего используется Telegram-бот? - Оформление заказов через удобный интерфейс Telegram. - Автоматизация взаимодействия с торговыми точками. - Персонализация условий работы. - Контроль остатков и балансов. - Получение уведомлений в режиме реального времени. - Уровни работы с Telegram-ботом В системе предусмотрены два уровня работы с Telegram-ботом: 1. Уровень Администрирования - Активация Telegram-бота. - Общая настройка параметров. - Настройка правил работы с заказами. - Управление доступом. 2. Уровень Организации - Привязка к конкретной рабочей зоне и складу. - Настройка отображения информации. - Управление уведомлениями для торговых точек. - Работа с регистрацией пользователей. Пошаговая инструкция по настройке Telegram-бота Шаг 1: Вход в настройки Telegram 1. Нажмите на «Главное». 2. Перейдите в раздел «Настройки системы». 3. Выберите подраздел «Телеграм». Шаг 2: Настройки для работы с заказами 1. Выбор рабочей зоны, проекта, штата и склада Определяет, через какие объекты будут оформляться заказы, поступающие через Telegram-бот. 2. Разделение по номеру карточки Позволяет отображать товары в боте, распределяя их по номерам карточек. 3. Выбор типа цен (прайсов) Устанавливает прайсы, доступные для клиентов, оформляющих заказы через бот. 4. Можно настроить отдельные прайсы для различных групп или сегментов клиентов. 5. Контроль отдаленности от склада Определяет максимальное расстояние (в километрах) от клиента до склада, при котором возможен заказ через бот. 6. Отображение баланса по проектам Позволяет отображать для торговой точки её баланс, разделённый по проектам. 7. Разрешение просмотра заказов через бот Даёт возможность торговым точкам видеть свои заказы в Telegram-боте. 8. Отображение остатков ТМЦ При оформлении заказа пользователи могут видеть остатки товаров на складах. 9. Статус заказа Определяет, в каком статусе заказы будут попадать в систему. Шаг 3: Настройки регистрации 1. Регистрация физических лиц Можно разрешить регистрацию новых физических лиц через бот. 2. Автоподтверждение регистрации Включает автоматическое подтверждение зарегистрированных лиц. Шаг 4: Настройка уведомлений • В разделе «Уведомления» можно настроить оповещения, которые будут поступать торговым точкам через Telegram-бот. Шаг 5: Сохранение После настройки, обязательно нажмите на кнопку «Сохранить». Управление Telegram-ботом После настройки Telegram-бота вы можете: 1. Изменять параметры отображения. 2. Управлять списком пользователей. 3. Подключать новые группы товаров и проектов. 4. Анализировать активность по заказам. 5. Настраивать индивидуальные уведомления. Полезные советы Совет 1: настраивайте разные прайсы и зоны по типам клиентов — это повысит удобство использования бота. Совет 2: регулярно проверяйте корректность остатков и балансов, отображаемых в боте. Совет 3: используйте контроль отдаленности для логистической оптимизации. Частые вопросы (FAQ) В: можно ли подключить бота сразу к нескольким складам? О: нет, выбирается один склад, но можно переключать в настройках вручную. В: можно ли установить разные прайсы для разных групп клиентов? О: да, настройка прайсов позволяет это сделать. В: что делать, если клиент не может зарегистрироваться в боте? О: проверьте, включена ли опция регистрации физических лиц, и есть ли автоподтверждение. Совет от Smartup: Telegram-бот — это прекрасный инструмент для роста продаж и усиления контроля. Настройте его так, чтобы он работал на вас.

Обновлено May 08, 2025

Как провести переоценку себестоимости ТМЦ?

Переоценка себестоимости товарно-материальных ценностей (ТМЦ) необходима для корректного отражения их актуальной стоимости в учётной системе компании. Это важно по нескольким причинам: - Актуализация учётных данных — цены на товары могут изменяться из-за инфляции, изменений поставщиков, колебаний курсов валют и других факторов. Переоценка помогает поддерживать актуальные и реалистичные данные о стоимости запасов. - Корректный расчёт себестоимости — правильная себестоимость влияет на финансовую отчётность, себестоимость продукции и прибыльность бизнеса. - Прозрачность и контроль — возможность отследить изменения стоимости, причины переоценок и ответственных лиц. - Соответствие стандартам учёта — помогает соблюдать бухгалтерские и налоговые нормы, требующие своевременного отражения реальной стоимости ТМЦ. - Оптимизация принятия решений — актуальные данные позволяют принимать более точные управленческие решения по закупкам, продажам и запасам. Переоценка себестоимости ТМЦ проводится только на уровне Организации. Шаг 1. Настройка 1.     Нажмите на «Склад». 2.     Кликните на «Переоценки себестоимости ТМЦ». 3.     В открывшейся форме нажмите на кнопку «Создать». Шаг 2: заполнение полей Заполните поля: Номер — укажите номер документа по переоценке (опционально). Дата — укажите дату переоценки. Рабочая зона — укажите рабочую зону, на территории которой будет проходить переоценка себестоимости ТМЦ. Склад — укажите склад, на котором будет проводиться переоценка. Штат — ответственное лицо за переоценку. Валюта — укажите валюту, в которой собираетесь провести переоценку. Примечание — оставьте комментарий (опционально). Укажите тип ТМЦ, по которым будет проходить переоценка. Нажав на кнопку «Подбор», можно ниже в таблице добавлять товары для дальнейшей их переоценки. После выбора необходимых товаров для переоценки, в таблице ниже укажите её Новую цену или Новую сумму.Пример: если вы указали Новую цену товара, то Новая сумма будет высчитана системой автоматически, исходя из Общего остатка по текущему товару. При указании Новой суммы, Новая цена будет высчитана аналогично. Поле Разница говорит о том, насколько Новая сумма больше либо меньше Суммы до переоценки. Если значение отрицательное, значит Новая сумма меньше, чем Сумма до переоценки.  После заполнения необходимых данных, нажмите на кнопку «Провести». Частые вопросы (FAQ) В: зачем нужна переоценка себестоимости ТМЦ? О: она позволяет актуализировать стоимость товаров на складе в случае изменения закупочных цен, что важно для точного учёта и правильного отражения финансовых результатов. В: можно ли провести переоценку на уровне подразделения? О: нет, переоценка себестоимости ТМЦ проводится только на уровне Организации. В: что делать, если новая цена и сумма не совпадают? О: система автоматически пересчитывает сумму или цену в зависимости от введённого значения. В поле «Разница» видно, насколько изменилась общая стоимость. В: можно ли отменить или откатить переоценку? О: в интерфейсе отмена не предусмотрена, поэтому перед проведением документа важно тщательно проверить все данные. Полезные советы Совет 1: перед началом переоценки уточните и подтвердите новые цены у поставщиков, чтобы избежать ошибок. Совет 2: используйте кнопку «Подбор» для удобного выбора нужных товаров — это снижает риск пропуска позиций. Совет 3: в поле «Примечание» оставляйте комментарии с объяснением причины переоценки для удобства последующего анализа. Совет 4: внимательно проверяйте поле «Разница» — отрицательное значение означает снижение себестоимости, положительное — рост. Совет 5: проводите переоценку в конце отчетного периода, чтобы не исказить текущие данные и сохранить корректность бухгалтерского учета. Совет от Smartup: переоценка себестоимости — важный инструмент для поддержания актуальности данных в системе и точности учета. Рекомендуем создавать отдельные внутренние регламенты по переоценке и назначать ответственных лиц для контроля этого процесса. Это поможет избежать ошибок и повысить прозрачность управленческого учёта.

Обновлено Jun 18, 2025