Для чего нужен запрос на закупку ТМЦ и что он даёт?
Запрос на закупку ТМЦ — это официальный документ в системе, с помощью которого организация планирует и инициирует покупку необходимых товаров, материалов и оборудования для своей деятельности.
Основные задачи и преимущества запроса на закупку:
-
Планирование и контроль закупок
Запрос помогает точно определить, какие товары и материалы нужны, в каком количестве и к какому сроку. Это позволяет своевременно планировать закупки и избегать дефицита ресурсов. -
Упрощение согласования
Через систему можно формализовать и автоматизировать процесс согласования закупок с ответственными сотрудниками и руководством, что повышает прозрачность и снижает риски ошибок. -
Рациональное использование ресурсов
Запросы помогают избежать излишних закупок, так как они отражают реальные потребности организации и требуют указания причин закупки. -
Повышение ответственности
Назначение ответственного лица (штат) за запрос стимулирует контроль и ответственность за процесс закупки — от формирования заявки до получения товара. -
Автоматизация документооборота
Вся информация по запросам сохраняется в единой системе, что облегчает последующий анализ, отчётность и аудит закупок. -
Оптимизация процессов снабжения
Систематизация и стандартизация запросов сокращает время на оформление и обработку закупок, ускоряет взаимодействие с поставщиками.
Таким образом, запрос на закупку ТМЦ — это ключевой инструмент для эффективного управления снабжением, который помогает контролировать и оптимизировать закупочный процесс в организации.
Запросы на закупку ТМЦ (товаров материально-технического характера) оформляются только на уровне Организации.
Шаги для создания запроса на закупку:
Шаг 1. Перейдите в меню «Склад».
Шаг 2. Нажмите на «Запросы на Закупку».
Шаг 3. В открывшейся форме нажмите кнопку «Создать».
Шаг 4. Заполните поля:
-
Номер – номер запроса (необязательно).
-
Дата – дата создания запроса.
-
Рабочая зона – выберите рабочую зону для закупки.
-
Штат – лицо, ответственное за закупку.
-
Крайний срок поставки – (опционально) срок, к которому нужен товар.
-
Примечание – комментарии по запросу (опционально).
-
Статус – если хотите сохранить как черновик, укажите статус «Черновик».
Поля «Рабочая зона» и «Штат» должны быть заранее заполнены в системе — создать их здесь нельзя.
Шаг 5. Выберите ТМЦ для запроса. Есть несколько способов:
-
Способ 1: Нажмите «Подбор», выберите ТМЦ из списка «Доступные», укажите количество упаковок, количество и причину запроса, затем добавьте в запрос кнопкой «+».
-
Способ 2: Нажмите «Импорт» и загрузите заранее подготовленный файл с данными о ТМЦ.
-
Способ 3: В поле «Наименование» выберите нужный ТМЦ, заполните поля количества и причины запроса.
Шаг 6. После заполнения всех данных нажмите «Сохранить».
Частые вопросы (FAQ)
В: можно ли оформить запрос на закупку на уровне подразделения?
О: нет, запросы оформляются только на уровне Организации.
В: можно ли редактировать запрос после его создания?
О: да, если запрос сохранён в статусе «Черновик», его можно редактировать. После подтверждения запрос обычно блокируется для изменений.
В: как загрузить большой список ТМЦ для запроса?
О: Используйте функцию импорта файла с данными (способ 2). Шаблон для заполнения можно скачать в форме импорта.
Полезные советы
Совет 1: перед созданием запроса убедитесь, что все необходимые рабочие зоны и штатные сотрудники уже внесены в систему. Это упростит заполнение формы.
Совет 2: используйте функцию импорта, если необходимо оформить запрос на большое количество ТМЦ — это ускорит процесс и снизит вероятность ошибок.
Совет 3: в поле «Причина запроса» всегда указывайте обоснование закупки — это поможет быстрее согласовать и обработать запрос.
Совет 4: если не уверены в правильности данных, сохраните запрос в статусе «Черновик» и проверьте позже.
Совет от SmartUp: для эффективного управления закупками регулярно проверяйте актуальность информации о рабочих зонах и штатах. Это поможет избежать ошибок при формировании запросов и обеспечит своевременное выполнение поставок. Используйте шаблоны и импорты для экономии времени, а также ведите коммуникацию с ответственными лицами для согласования критичных закупок.