Главная Склад Как оставить запрос на закупку ТМЦ?

Как оставить запрос на закупку ТМЦ?

Обновлено Jun 18, 2025

Для чего нужен запрос на закупку ТМЦ и что он даёт?

Запрос на закупку ТМЦ — это официальный документ в системе, с помощью которого организация планирует и инициирует покупку необходимых товаров, материалов и оборудования для своей деятельности.


Основные задачи и преимущества запроса на закупку:

  1. Планирование и контроль закупок
    Запрос помогает точно определить, какие товары и материалы нужны, в каком количестве и к какому сроку. Это позволяет своевременно планировать закупки и избегать дефицита ресурсов.

  2. Упрощение согласования
    Через систему можно формализовать и автоматизировать процесс согласования закупок с ответственными сотрудниками и руководством, что повышает прозрачность и снижает риски ошибок.

  3. Рациональное использование ресурсов
    Запросы помогают избежать излишних закупок, так как они отражают реальные потребности организации и требуют указания причин закупки.

  4. Повышение ответственности
    Назначение ответственного лица (штат) за запрос стимулирует контроль и ответственность за процесс закупки — от формирования заявки до получения товара.

  5. Автоматизация документооборота
    Вся информация по запросам сохраняется в единой системе, что облегчает последующий анализ, отчётность и аудит закупок.

  6. Оптимизация процессов снабжения
    Систематизация и стандартизация запросов сокращает время на оформление и обработку закупок, ускоряет взаимодействие с поставщиками.

Таким образом, запрос на закупку ТМЦ — это ключевой инструмент для эффективного управления снабжением, который помогает контролировать и оптимизировать закупочный процесс в организации.

Запросы на закупку ТМЦ (товаров материально-технического характера) оформляются только на уровне Организации.


Шаги для создания запроса на закупку:

Шаг 1. Перейдите в меню «Склад».


Шаг 2. Нажмите на «Запросы на Закупку».


Шаг 3. В открывшейся форме нажмите кнопку «Создать».


Шаг 4. Заполните поля:

  • Номер – номер запроса (необязательно).

  • Дата – дата создания запроса.

  • Рабочая зона – выберите рабочую зону для закупки.

  • Штат – лицо, ответственное за закупку.

  • Крайний срок поставки – (опционально) срок, к которому нужен товар.

  • Примечание – комментарии по запросу (опционально).

  • Статус – если хотите сохранить как черновик, укажите статус «Черновик».

Поля «Рабочая зона» и «Штат» должны быть заранее заполнены в системе — создать их здесь нельзя.


Шаг 5. Выберите ТМЦ для запроса. Есть несколько способов:

  • Способ 1: Нажмите «Подбор», выберите ТМЦ из списка «Доступные», укажите количество упаковок, количество и причину запроса, затем добавьте в запрос кнопкой «+».

  • Способ 2: Нажмите «Импорт» и загрузите заранее подготовленный файл с данными о ТМЦ.

  • Способ 3: В поле «Наименование» выберите нужный ТМЦ, заполните поля количества и причины запроса.


Шаг 6. После заполнения всех данных нажмите «Сохранить».


Частые вопросы (FAQ)

В: можно ли оформить запрос на закупку на уровне подразделения?
О: нет, запросы оформляются только на уровне Организации.

В: можно ли редактировать запрос после его создания?
О: да, если запрос сохранён в статусе «Черновик», его можно редактировать. После подтверждения запрос обычно блокируется для изменений.

В: как загрузить большой список ТМЦ для запроса?
О: Используйте функцию импорта файла с данными (способ 2). Шаблон для заполнения можно скачать в форме импорта.


Полезные советы

Совет 1: перед созданием запроса убедитесь, что все необходимые рабочие зоны и штатные сотрудники уже внесены в систему. Это упростит заполнение формы.

Совет 2: используйте функцию импорта, если необходимо оформить запрос на большое количество ТМЦ — это ускорит процесс и снизит вероятность ошибок.

Совет 3: в поле «Причина запроса» всегда указывайте обоснование закупки — это поможет быстрее согласовать и обработать запрос.

Совет 4: если не уверены в правильности данных, сохраните запрос в статусе «Черновик» и проверьте позже.


Совет от SmartUp: для эффективного управления закупками регулярно проверяйте актуальность информации о рабочих зонах и штатах. Это поможет избежать ошибок при формировании запросов и обеспечит своевременное выполнение поставок. Используйте шаблоны и импорты для экономии времени, а также ведите коммуникацию с ответственными лицами для согласования критичных закупок.