Как оформить заказ?

Перед созданием заказа убедитесь, что система полностью готова к работе. Проверьте, настроены ли все необходимые рабочие зоны. Проверьте, находитесь ли вы в режиме Организации.

Шаг 1: Как создать заказ?

Для того чтобы создать заказ, перейдите в меню «Продажа» → «Заказы».

После этого откроется форма, в которой нужно нажать на кнопку «Создать».

Шаг 2: Заполнение блоков

После нажатия на кнопку «Создать», вы попадёте в форму «Заказ (создание)», где нужно заполнить три блока:

1. Основное

2. ТМЦ

3. Завершение

Блок «Основное»

Заполните следующие поля:

• Дата заказа — укажите дату заказа вашего товара.

• Дата отгрузки — в этом поле указывается дата отгрузки товара.

• Заявка — можно указать номер заявки, на основании которой создается заказ. В этом случае информация из заявки будет автоматически перенесена в заказ.

• Рабочая зона — обязательно укажите рабочую зону, так как она связана со складом.

• Штат — поле, которое также необходимо заполнить, так как оно прикрепляется непосредственно к пользователю системы.

• Клиент — выберите клиента, к которому относится ваш заказ.

• Проект — выбирайте опционально. Если хотите отнести заказ к определённому проекту.

• Договор — укажите документ с договором с клиентом (опционально).

  

Обратите внимание! Для выбора в этой категории доступны только те пользователи, которым предоставлен доступ к функции заказа. Проект должен быть создан заранее, если вы хотите использовать его при создании заказа.

После того как все поля будут заполнены, переходите к следующему шагу, нажав кнопку «Далее».

·        Блок «ТМЦ»

·        Выберите один из типов ТМЦ для добавления в заказ:

• Товар — товар, который закупается у поставщика для перепродажи.

• Сырьё — материалы, из которых производится продукция с использованием модуля производства Smartup.

• Продукция — товары, производимые с помощью модуля производства Smartup.

• Запасная часть

• Услуга

В разделах «Нагрузка», «Акции» и «Рекомендации» ничего не добавляйте. Эти разделы отображают нагрузку, акции и рекомендации, применимые к товару.

Для добавления позиций в заказ нажмите на кнопку «Подбор», откроется форма выбора, где можно выбрать уже добавленные товары или сырьё.

Можете использовать быстрый поиск в поле «Поиск» для нахождения нужного товара или позиции.

В «Подборе заказа»

• Доступные — все доступные товары, которые ещё не были прикреплены к текущему заказу.

• Выбранные — список выбранных товаров.

Также необходимо указать «Склад», с которого будет списан товар, и выбрать «Тип цены», по которому вы будете продавать товар. Обратите внимание, эти поля обязательны для заполнения.

После того как все данные будут введены, нажмите кнопку «Закрыть» и подтвердите действие, нажав «Да».

Перед вами откроется окно: «Заполненные строки доступны для заказа. Добавить их в заказ?», где необходимо выбрать «Да».

Шаг 3: Импорт заказа

Для импорта заказа нажмите на кнопку «Импорт». Откроется форма, где нужно загрузить файл с заполненными данными о заказе.

Для этого нажмите на прямоугольное поле «Перетащите файл сюда или кликните для выбора файла», выберите файл и нажмите «Загрузить», затем подтвердите с помощью кнопки «Импорт».

После этого вернётесь в блок ТМЦ.

Шаг 4: Завершение заказа

В блоке «Завершение» можно сразу сохранить заказ или же дополнительно заполнить следующие поля (опционально):

• Тип оплаты — укажите способ оплаты за заказ.

• Экспедитор — укажите экспедитора, ответственного за доставку.

• Адрес доставки — укажите точный адрес для доставки.

• Автотранспорт — выберите автотранспорт для доставки.

• Статус — выберите статус заказа (например, в сборке или доставлен).

После внесения всей информации нажмите кнопку «Сохранить», чтобы подтвердить все данные и завершить создание заказа.

Дополнительные функции

1. Неоплаченные заказы: Вы можете выбрать клиента и просмотреть все его неоплаченные заказы, нажав на кнопку рядом с балансом.

2. Игнорировать остатки: если нужно создать заказ на количество, которое превышает остатки на складе, используйте функцию «Игнорировать остатки». Учтите, что такой заказ можно создать только в статусе «Черновик».

3. Разделение ТМЦ: Активируйте разделение товаров по номерам карточек и срокам годности, если это необходимо.

4. Скидка/Наценка: Вы можете установить скидку или наценку на товар. Настройки скидок и наценок можно управлять в разделе «Справочники».

Для применения скидки или наценки ко всем позициям заказа используйте кнопку с галочкой.

Советы

• Совет 1: настройте автотранспорт и экспедитора заранее, чтобы процесс завершения заказа был быстрее.

• Совет 2: регулярно проверяйте остатки на складе, чтобы избежать ошибок при создании заказов.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

В: как можно отредактировать уже созданный заказ?
От: для редактирования заказа откройте его в списке заказов, внесите необходимые изменения и сохраните.

Вопрос: можно ли создать заказ на товар, которого нет в наличии?
Ответ: да, если активирована функция «Игнорировать остатки», можно создать заказ даже на товар, которого нет в наличии, но только в статусе «Черновик».

Совет от Smartup: создание заказа — это важный процесс, который должен быть максимально чётким и организованным. Чтобы избежать ошибок, настройте все необходимые рабочие зоны и следите за актуальными остатками на складе. Использование функций, таких как "Игнорировать остатки" или "Скидка/Наценка", позволяет гибко управлять заказами, но важно следить за правильностью всех введённых данных, чтобы избежать недоразумений. Регулярно проверяйте статус заказов и проводите их завершение своевременно, чтобы процесс доставки был оперативным и без задержек.