Что такое ввод начального баланса клиентов?
Ввод начального баланса клиентов — это процесс внесения информации о текущих финансовых обязательствах (дебетах и кредитах) клиентов перед организацией. Этот шаг необходим для корректного учёта задолженности и авансов на момент начала работы с клиентами.
Для чего используется ввод начального баланса клиентов?
· Корректный учёт дебиторской задолженности
· Учёт авансов и задолженности клиентов
· Прозрачность в расчетах с клиентами
· Упрощение финансового контроля и отчётности
· Реализация учёта по проектам.
Уровни работы с вводом начального баланса клиентов
В системе предусмотрен один уровень работы с вводом начального баланса клиентов:
· Уровень Организации
Пошаговая инструкция по вводу начального баланса клиентов
Шаг 1: Вход в модуль «Ввод начального баланса клиентов»
-
Откройте главное меню системы.
-
Перейдите в раздел «Склад».
-
Выберите подраздел «Ввод начальных остатков ТМЦ».
-
Нажмите на кнопку «Ввод начального баланса клиентов».
Шаг 2: Создание документа для ввода начального баланса
-
В открывшейся форме нажмите кнопку "Создать".
-
Заполните необходимые поля:
-
Номер — укажите номер вашего документа.
-
Валюта — выберите валюту, с которой будет работать ваша организация.
-
Дата — укажите дату проведения документа.
-
Проект — если необходимо, выберите проект, к которому будет отнесён этот документ.
-
Примечание — оставьте комментарий (опционально).
-
Обратите внимание, что при первом запуске поле «Проект» будет пустым.
Шаг 3: Работа с клиентами
-
В блоке «Клиенты» добавьте нужных клиентов:
1.1. Можно добавить как юридические, так и физические лица.
-
Нажмите на кнопку «Подбор».
-
Выберите клиента. В случае если у клиента создан договор, выберите договор.
4. Укажите нужную сумму в поле «Дебет» или «Кредит».
5. Нажмите на кнопку «+» для добавления.
-
В случае если у клиента есть долг, укажите его в поле «кредит».
-
В разделе «Доступные» будут отображаться все клиенты, которые ещё не прикреплены к текущему документу.
-
В разделе «Выбранные» — клиенты, которые уже прикреплены.
Обратите внимание на то, что заполнено должно быть только одно поле. Если вы укажите баланс и в дебете, и в кредите, операцию будет невозможно выполнить.
6. Для того, чтобы выбрать массово, а не одного клиента, нажмите на расположенную сверху кнопку «+».
Шаг 4: Импорт данных о клиентах
-
В форме создания начального баланса вам нужен «Импорт».
-
В форме импорта нужно загрузить файл с уже ранее заполненными данными о клиентах, нажав на «Перетащите файл сюда или кликните для выбора файла» и далее нажать на кнопку «Загрузить».
Шаг 5: Добавление и редактирование информации о клиентах
-
В форме создания документа и в поле «Название» выберите Юридическое лицо или Физическое лицо из выпадающего списка.
-
Нажмите на кнопку «Добавить» для добавления выбранного клиента.
-
В полях «Дебет клиента» и «Кредит клиента» укажите:
-
Дебет клиента — аванс, внесённый клиентом.
-
Кредит клиента — задолженность клиента перед вашей организацией.
-
Шаг 6: Завершение и проведение документа
-
После заполнения всех полей нажмите кнопку «Провести».
-
Документ будет сохранен и появится в списке документов в разделе «Ввод начального баланса клиентов».
Полезные советы (FAQ)
Совет 1: перед вводом начального баланса клиентов обязательно заполните базу данных клиентов. Это значительно ускорит процесс ввода.
Совет 2: используйте импорт данных для массового добавления клиентов, если у вас есть файл с необходимой информацией.
Совет 3: проверьте правильность ввода дебетовых и кредитовых данных, чтобы избежать ошибок в расчётах.
Частые вопросы
В: что делать, если клиент еще не добавлен в систему?
О: используйте кнопку "Добавить" для создания нового клиента в базе данных.
В: как редактировать информацию о клиенте после ввода начального баланса?
О: откройте документ и измените нужные данные клиента.
Для более детального понимания процесса работы с Вводом начального баланса клиентов, смотрите видеоинструкцию по ссылке ниже:
Совет от Smartup: при «Вводе начальных остатков» для клиента убедитесь, что у этого контрагента в данном филиале не было никаких транзакций, заказов или оплат. Если были любые движения в программе, то вы не сможете добавить начальные остатки.